1. El formulario debidamente diligenciado.

2. La información necesaria para la identificación y ubicación del agente retenedor⁽¹⁾.

3. La discriminación de los valores que debieron retener por los diferentes conceptos sometidos a retención en la fuente durante el respectivo mes, y la liquidación de las sanciones cuando fuere del caso.

4. La firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar. Cuando el declarante sea la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías, municipios y el Distrito Especial de Bogotá⁽²⁾, podrá ser firmada por el pagador respectivo o por quien haga sus veces.

5. La firma del Revisor Fiscal cuando se trate de agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad y que de conformidad con el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener revisor fiscal⁽³⁾.

Los demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, deberán presentar la declaración mensual de retenciones firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del año inmediatamente anterior a los ingresos brutos de dicho año, sean superiores o 100.000 UVT⁽⁴⁾.

Cuando se diere aplicación a lo dispuesto en el presente numeral, deberá informarse en la declaración de retenciones el nombre completo y número de matrícula del contador público o revisor fiscal que firma la declaración.

Parágrafo 1. Cuando el agente retenedor tenga sucursales o agencias, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada.

Cuando se trate de entidades de derecho público, diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración por cada oficina retenedora.

Parágrafo 2. [Modificado por el Art. 20 de la L. 1430 de 2010]. La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los períodos en los cuales no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente.

Parágrafo 3. Los notarios deberán incluir en su declaración mensual de retenciones, las recaudadas por la enajenación de activos fijos, realizadas ante ellos durante el respectivo mes.

Parágrafo 4. Las personas naturales que enajenen activos fijos no estarán obligadas a presentar declaración de retenciones por tal concepto; en este caso, bastará con que la persona natural consigne los valores retenidos.