Artículo 616-1. [Creado por el Art. 37 de la L. 223 de 1995⁽¹⁾] Sistema de facturación. [Modificado por el Art. 13 de la L. 2155 de 2021]  El sistema de facturación comprende la factura de venta y los documentos equivalentes⁽²⁾. Así mismo, hacen parte del sistema de factura todos los documentos electrónicos⁽³⁾ que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN quien establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega. 

Todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea compatible con su naturaleza, deberán cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN de acuerdo con el inciso primero del presente artículo. 

Salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

La factura de venta de talonario o de papel y la factura electrónica de venta se consideran para todos los efectos como una factura de venta. La factura de talonario o de papel, sólo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente. Los documentos equivalentes a la factura de venta corresponden a aquellos que señale el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Todas las facturas electrónicas de venta para su reconocimiento tributario deben ser validadas previo a su expedición, por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

La factura electrónica de venta sólo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente, cumpliendo además con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. 

Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, el obligado a facturar está facultado para expedir y entregar al adquirente la factura electrónica de venta sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquirente y deberá ser enviada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para cumplir con la transmisión dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los inconvenientes tecnológicos.

En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica de venta para su validación, así como la expedición y entrega al adquiriente, una vez validada, corresponde al obligado a facturar. Las plataformas de comercio electrónico deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final.

 La validación de las facturas electrónicas de venta de que trata este artículo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria. 

Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia⁽⁴⁾, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Adicionalmente, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de factura de venta, documento equivalente y/o los documentos previstos en el presente artículo.

Parágrafo 1. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN reglamentará los sistemas de facturación establecidos en este artículo determinando, entre otros, sus requisitos especiales, las definiciones, características, condiciones, obligaciones formales e información a suministrar, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos aplicables, la interacción de los sistemas de facturación con otros inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida, así como los calendarios para su implementación.

Parágrafo 2. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema P.O.S no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente⁽⁵⁾. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones. 
El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto⁽⁶⁾. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma. Lo anterior será aplicable de conformidad con el calendario que para tal efecto expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Parágrafo 3. La plataforma de factura electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad. Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. 

Para efectos de que se materialice la transferencia de derechos económicos contenidos en una factura electrónica que sea un título valor⁽⁷⁾, el enajenante, cedente o endosatario deberá inscribir en el Registro de las Facturas Electrónicas de Venta administrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN -RADIAN⁽⁸⁾ la transacción realizada. Hasta tanto no se realice el registro de las operaciones en el RADIAN, no se hará efectiva la correspondiente cesión de derechos. Respecto de lo anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. 

Los sujetos no obligados a expedir factura podrán registrarse como facturadores electrónicos para poder participar en RADIAN, sin que para ellos implique la obligación de expedir factura de venta y/o documento equivalente, y por tanto conservan su calidad de ser sujetos no obligados a expedir tales documentos. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para estos efectos. 

El Gobierno nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.

Parágrafo 4. El sistema de facturación a que se refiere el presente artículo será aplicable a otras operaciones que determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Parágrafo Transitorio. Mientras se expide la reglamentación del sistema de facturación aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.