En esta oportunidad, la Alta Corporación manifestó que la contabilidad, como registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, se incluye entre los medios probatorios que el legislador tributario estableció a favor del contribuyente, siempre que se lleve en debida forma, es decir, ajustada a los requisitos especialmente dispuestos en la legislación nacional.
Adicionalmente expresó, que la contabilidad debe suministrar una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. Sin embargo la suficiencia probatoria de los libros de contabilidad se encuentra condicionada al hecho de estar respaldados en comprobantes internos y externos.
De cara a ese conjunto documentario, la Sala ha advertido en la prueba contable una unidad conformada por varios medios probatorios: los libros, los comprobantes externos e internos, y todos los documentos que tengan relación directa con los registros contables.
Como bien se sabe, la Administración Tributaria para asegurar el efectivo cumplimiento de las normas sustanciales, puede, entre otras diligencias, exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados, y ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.
Ahora bien, la obligación de presentar libros de contabilidad debe cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos, y el no hacerlo trae consigo tres consecuencias:
1. Priva al contribuyente de la posibilidad de invocar los libros no presentados como prueba a su favor.
2. Constituye un indicio en contra del mismo contribuyente.
3. Conduce a que se desconozcan los costos, deducciones, descuentos y pasivos declarados, salvo que el contribuyente los acredite plenamente.
Sin embargo, la Administración se aceptará como causa justificativa de la no presentación de los libros de contabilidad, la comprobación de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. En este caso, el contribuyente deberá demostrar que en el hecho que la originó se presentan simultáneamente tres elementos: la imprevisibilidad, la irresistibilidad y la inimputabilidad.
En este sentido se debe tratar de un hecho intempestivo, que a pesar de las medidas adoptadas no fue posible evitar y que, además, no es atribuible a quien lo invoca (Texto original de la sentencia 18727 de 2016 aquí).