Para esta ocasión a la Administración Tributaria se le consultó sobre:
“¿Aclarar y emitir concepto jurídico del Decreto 2242 de 2015 específicamente del Artículo 3 [Compilado en el Art. 1.6.1.4.1.3 del D.U. 1625 de 2016] del parágrafo 1, donde se explique de manera coherente que el hecho de emitir factura electrónica no exonera a los obligados a emitirla de forma física en el caso que se requiera y se exija por parte del cliente?”
Ante lo cual, la DIAN manifestó lo siguiente:
“De acuerdo con las normas transcritas y sus apartes subrayados no existe una obligación especial de entregar factura electrónica impresa física para los obligados a emitir factura electrónica; en tanto el parágrafo 1 del artículo en estudio [Art. 1.6.1.4.1.3 del D.U. 1625 de 2016] se refiere a un deber opcional; es decir, el deber de entregar la factura electrónica se cumple con cualquiera de las siguientes acciones:
a) Con la entrega de una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso
b) Con la entrega de una representación gráfica de la factura electrónica en formato digital
Corresponde al obligado escoger u optar por una de las dos acciones, sin que pueda ser exigible una en particular por parte de sus clientes; Excepto cuando se trate de las circunstancias explicadas en los numerales 1 y 2 del mismo parágrafo; en cuyo caso se trata es de representación de la factura en formato digital
Es decir que, para estos últimos casos, (obligados y no obligados a facturar que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación con las circunstancias mencionadas) el obligado a facturar deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente.
Es necesario destacar que, para efectos de cumplir con la segunda opción o entrega de una representación gráfica de la factura en formato digital, si existe una serie de condiciones y exigencias que se encuentran en el parágrafo 1 del artículo y se relacionan con el formato del archivo y sus posibilidades de uso. Entre ellas se encuentran: utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Así las cosas, si un cliente necesita una impresión física puede descargar e imprimir el archivo con la representación gráfica en formato digital que le debe entregar el obligado a facturar electrónicamente.” (Texto original del concepto 1834 de 2018 aquí)