En esta oportunidad, le fue consultado a la Administración Tributaria lo siguiente:

"Plantea una inquietud como compañía de consultoría de software, enfocada en el desarrollo de soluciones para la legalización de gastos de viaje que, dentro de los elementos de desarrollo, contempla la opción de incluir un espacio para adjuntar las evidencias, copias escaneadas o imagen de factura, del gasto realizado.

(…)

(…) frente al desarrollo de una herramienta cuyo objeto es la legalización de los gastos de viaje, anexando como evidencia copias escaneadas o imágenes de las facturas respectivas, y la inquietud frente al soporte normativo para efectos tributarios, lo que implica establecer su valor probatorio ante la Administración de Impuestos (…)"

Partiendo de lo anterior, la DIAN consideró:

"Así las cosas, sin perjuicio del tiempo de conservación de los documentos que, exige la norma tributaria para efectos del control tributario, atendiendo al valor probatorio de los documentos, para efectos de la procedencia de costos y gastos en el impuesto de renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requiere de facturas o documentos equivalentes con el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos, que acorde con las normas en cita, el adquirente debe conservar en original y exhibir a la Administración cuando así lo exija.

No obstante lo anterior, considerando que la imagen escaneada del original de la factura o documento equivalente constituye copia de la misma, frente al valor probatorio de las copias cabe revisar lo que al respecto trae el Código General del Proceso. Previa consideración que la imagen escaneada de un documento, constituye en sí misma "documento" al amparo del artículo 243 de la Ley 1564 de 2012.

(…)

Es decir que, desde el punto de vista de las normas en materia procesal, sin perjuicio del valor probatorio de los documentos originales y las copias, se concluye que la prevalencia de lo que dispongan al respecto normas especiales. Norma que armoniza con lo señalado en el artículo 743 del Estatuto Tributario (…) frente a la idoneidad de los medios de prueba, remite en primer término a las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias.

Luego, tratándose de la conservación de facturas para efectos probatorios y de las funciones de control de la DIAN, dado que el Estatuto Tributario exige al adquirente su conservación, en tanto éste la recibe en original, así mismo debe conservarla y exhibirla cuando la Administración Tributaria lo requiera, regla especial que prevalece sobre las disposiciones de orden general."

Con base en esto, la Administración concluyó:       

"No obstante que la ley autoriza a los comerciantes a conservar sus documentos por cualquier medio técnico, siempre que se garantice su reproducción exacta, en el ámbito tributario para efectos de soportar costos, gastos e impuestos descontables, constituye prueba idónea la factura o documento equivalente que cumple los requisitos señalados en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que de acuerdo con los artículos 617 y 618 ibídem, se entrega al adquirente en original, estado en el cual éste debe conservarla por el término que exige el artículo 632 del mismo estatuto, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y, que como prueba, debe exhibirla en la misma forma cuando la Administración de Impuestos así lo exija, normas que prevalecen, en virtud de su especialidad." 

(Ver texto Original del Concepto 32083 de 2018)