En esta ocasión, le consultaron a la Administración Tributaria:
"Tenemos varios empleados que eventualmente realizan gastos de viaje, y dichos gastos son soportados con los recibos de los establecimientos comerciales, facturas de los restaurantes, en el caso de los taxis (Uber) con el recibo que envía la aplicación al correo, sin embargo, todos los soportes los envían de manera electrónica (escaneados) y no físicamente.
Mi consulta es: para efectos de aceptación o incorporación de costos y gastos dentro de los Estados Financieros, pero también para efectos fiscales, ¿Este tipo de soportes contables siendo que no se encuentran físicamente sino escaneados son válidos para poderlos incorporar en libros contables y en las declaraciones tributarias?
El gasto efectivamente se realizó, lo único es que el soporte documento está electrónico, no físico, ¿Hay algún perjuicio que la compañía pudiera tener a futuro por aceptar este tipo de documentos que no están físicamente?"
En primer lugar, el Despacho afirmó:
"(…) el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y las normas reglamentarias establecen claramente los requisitos que deben cumplir los documentos para acreditar y probar la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.
Así las cosas, conforme con los literales enunciados en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la "originalidad" como cualidad no se predica como un requisito de las facturas, documentos equivalentes y/o el documento emitido cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, para la procedencia de deducciones, gastos e impuestos descontables.
Ahora bien, si bien es cierto que el artículo 617 del Estatuto Tributario dispone: "Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos (…)". (Subrayado y negrilla fuera del texto original). La calidad o condición de "originalidad" de que trata dicho artículo versa sobre el cumplimiento de la obligación de facturar, más no como un requisito para probar la procedencia de deducciones, costos e impuestos descontables, puesto que dicha condición no fue prevista en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y la exigencia documental es de carácter probatorio.
Lo anterior coincide con lo dispuesto en los artículos 245 y 246 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso"
La mencionada disposición del Código General del Proceso, enfatiza en que en instancias de un proceso judicial, los documentos a aportar podrán ser en original o en copia; en concordancia a esto, las decisiones proferidas por la Administración deben ser fundadas por los medios de prueba señalados en las normas procedimentales de carácter civil.
En consecuencia, la DIAN concluyó:
"las normas especiales en materia tributaria, es decir, el artículo 632 del Estatuto Tributario, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto 1625 de 2016, contemplan que las copias de las facturas de talonario o de papel, acrediten la procedencia de deducciones y costos para efectos del impuesto sobre la renta, e impuestos descontables para efectos del impuesto sobre las ventas tendrán validez para efectos fiscales, siempre que dichos soportes cumplan con los requisitos señalados explícitamente en las norma (sic) citadas y en las disposiciones del reglamento."
Ver aquí ficha técnica del Concepto Dian 432 de 2020 *(Solo para suscriptores del Tax and Legal Times)
Ver aquí Concepto Dian 432 de 2020
Noticia elaborada por:
Kevin Avellaneda & Martha Isabel Gómez
PwC Servicios legales y Tributarios