Nuevas disposiciones reglamentarias relativas al ecosistema de facturación electrónica: (i) Registro como título valor (RADIAN), junto con su anexo técnico y (ii) Documento soporte de nómina electrónica.

Estos son los 7 aspectos clave sobre las Resoluciones emitidas recientemente por la DIAN.

Luego de casi dos meses, la DIAN emitió las Resoluciones oficiales que habían estado publicadas en su página web como proyectos normativos, sobre nómina electrónica, y sobre el registro de la factura electrónica.

Según la entidad, estos son elementos clave para la transformación digital de las empresas colombianas, por lo que la DIAN se propone continuar con el plan de modernización incorporando nuevos servicios y documentos. Acá un resumen de los aspectos que hemos considerado mas relevantes sobre estos actos administrativos:

PRIMERO: EN QUÉ CONSISTE EL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO TÍTULO VALOR

RADIAN es una plataforma informática que permite mantener un registro actualizado de los eventos relacionados de las facturas electrónicas como título valor, facilita la trazabilidad y el conocimiento del estado de estos documentos. 

Esta plataforma permite a los facturadores electrónicos registrar eventos como cambios de titularidad, brindando confianza entre las partes para transacciones que facilitan obtener liquidez inmediata, como el factoring.

En el comunicado de prensa la DIAN anuncia que la implementación del RADIAN continúa con el piloto, en el cual están participando 10 gremios, y se espera concluya hacia el mes de abril de 2021, cuando los participantes estén listos para transmitir al RADIAN eventos de las facturas electrónicas, como la transferencia de dominio.

Asi pues, la Resolución 15 de 2021 regula el registro de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN, estableciendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y recepción electrónica.

SEGUNDO: QUÉ SE DEBE REGISTRAR EN EL RADIAN

De conformidad con el Artículo 9 de la Resolución 15, se debe registrar:

• Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título (Esta inscripción puede realizarse para negociación general o directa)
• Inscripción posterior
• Endosos
• Aval
• Mandato
• Informe para pago
• Pago total o parcial
• Protesto

TERCERO: QUÉ ES EL ANEXO TÉCNICO

El anexo técnico del registro de la factura electrónica como título valor, contiene las funcionalidades y/o reglas de habilitación y validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, registro y entrega de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, por parte de los usuarios del RADIAN en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.

La Resolución 00012 de 2021, modifica la resolución 000042 de 2020, incorporando en el anexo técnico lo requerido para el funcionamiento del registro de factura electrónica como título valor RADIAN, así como la adopción del formato electrónico del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, y realiza precisiones sobre algunos aspectos de la factura electrónica. 

CUARTO: QUÉ ES EL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Como es de su conocimiento, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece  que el sistema de facturación electrónica es aplicable no solamente a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios sino además a  otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

En virtud de esta disposición, el soporte de pago de nómina electrónica será el  documento soporte de costos y  deducciones que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Así, mediante la Resolución 00013 se establece la información y el contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación. eEste documento está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.

La generación del documento soporte de nómina electrónica tendrá una periodicidad de carácter mensual con independencia de que el sujeto obligado realice pagos en períodos diferentes o inferiores al indicado.

La transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas deberá realizarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

QUINTO: ¿QUIÉNES ESTARÁN OBLIGADOS A EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA?

De acuerdo con el Artículo 4 de la Resolución 00013, los sujetos obligados a generar este documento son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar estos costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.

SEXTO: QUE INFORMACIÓN CONTIENE EL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA

El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

 2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

 5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

 7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

 9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.

 10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»

11.Fecha y hora de generación.

 12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

SÉPTIMO: DESDE CUANDO SE DEBE TRASMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA

En la resolución se incluye el siguiente calendario de implementación:

• Según el número de empleados:

• Calendario de implementación permanente:

• Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta:

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