Como es de su conocimiento, la ley establece que cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deben ser archivados en este mismo medio. Así mismo, dispone que es posible almacenar por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Finalmente establece que la conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, debe asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo ( artículo 58 de la Ley 1437 de 2011)
Por su parte, el Decreto Único Tributario dispone que el contribuyente debe entregar a la DIAN una serie de documentos para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) entre ellos (i) el documento original del poder especial, atendiendo cada procedimiento particular, y (ii) la exhibición del documento original de identidad del representante legal, persona natural solicitante, representante de la sucesión o apoderado del inversionista. (artículo 1.6.1.2.11. del D.U. 1625 de 2016).
Teniendo en cuenta las anteriores disposiciones, se consultó a la DIAN como podían aportarse dichos documentos, teniendo en cuenta la contingencia causada por el COVID-19.
Frente a este cuestionamiento, la Administración consideró en tanto no se efectúe una modificación al artículo 1.6.1.2.11., los documentos y requisitos requeridos para el trámite enunciado continúan siendo los mismos establecidos por la norma.
Sin embargo, dadas las circunstancias extraordinarias suscitadas por la pandemia del COVID-19 y el distanciamiento social, la DIAN consideró que “ el requisito de exhibición de documentos originales debe entenderse surtido en la medida en que los documentos correspondientes sean puestos en conocimiento del funcionario respectivo para su examen y revisión. Esto a través del medio que efectivamente permita, bajo las circunstancias extraordinarias señaladas, la puesta en conocimiento del documento correspondiente.”
Para argumentar lo anterior, señaló que “De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, el verbo exhibir significa:
“1. Manifestar, mostrar en público.
2. Presentar escrituras, documentos, pruebas, etc., ante quien corresponda”.
En virtud de lo expuesto y, ante la imposibilidad de “manifestar” el contenido de dichos documentos en público por las circunstancias extraordinarias creadas por la pandemia del COVID-19, el requisito objeto de análisis deberá entenderse cumplido a partir de la presentación por medios digitales de la documentación exigida, y en tanto el funcionario tenga pleno conocimiento del contenido de dicha información.”
Finalmente, resaltó la entidad que “lo expuesto en el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 fue previsto para efectos del desarrollo de procedimientos de discusión en sede administrativa, y no en lo que atañe al análisis que nos ocupa.”
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