Por el presente concepto la DIAN recuerda que se debe entender como nómina electrónica “(…) un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”. (Subrayado fuera de texto).

Es importante señalar que la normativa vigente no diferencia la modalidad en la que se efectúa el pago al trabajador o si es un abono, sino que se funda en el objeto del pago per se. Lo anterior, dado que la finalidad del documento soporte es servir como prueba del costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda. Es por ello que el empleador deberá incluir, en el concepto de valores devengados por el trabajador, todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie. 

En consecuencia, todo pago en especie, ya sean prestaciones como: la alimentación, hospedaje y dotación, que se acuerden con el trabajador y que hagan parte de la retribución  o contraprestación de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica. Sin lo anterior, el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, NO podrá tomarse el costo o deducción a que haya lugar. 

Ahora bien, para efectos de lo anterior, en los escenarios de pagos en especie, el empleador deberá otorgarle un valor a los pagos realizados en especie “e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficario (sic) de dicho pago”.

Adicionalmente, la DIAN mencionó que estos documentos NO tienen que realizarse para los pagos que no sean entendidos como salarios o “como las retribuciones que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria”.

Ver aquí Ficha Técnica del Concepto 1268 de 2021*(Solo para suscriptores del Tax and Legal Times)