Se le preguntó a la DIAN si se puede firmar digitalmente el documento de nómina electrónica con el certificado de firma digital del proveedor tecnológico.
En primer lugar, la entidad indicó que el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener, entre otros, : Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Así mismo recordó que los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario, indican quienes son los representantes que deben cumplir con los deberes formales y la responsabilidad subsidiaria de estos por el incumplimiento de estos deberes.
De acuerdo a lo anterior la Administración que: “es potestad del sujeto obligado a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, cumplir con dicha obligación a través de terceros, los cuales pueden ser proveedores de soluciones tecnológicas”
Así mismo indicó la entidad que tratándose los terceros actuarán como representantes para cumplir con la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y deberán habilitarse previamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN con dicha calidad.
En este orden de ideas, concluyó que la obligación de firmar digitalmente el documento soporte de pago de nómina electrónica podrá ser encomendada a un tercero mandatario, quien en virtud del mandato otorgado podrá firmar digitalmente en calidad de representante del sujeto obligado.
Con respecto a la calidad de tercero representante del sujeto obligado a la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, la DIAN recordó lo pronunciado mediante el Oficio No. 100208221-0626 del 05 de mayo de 2021 en el que indicó:
“ (…) téngase en cuenta que cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero que los represente, las partes deben conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera”.
Ver aquí Ficha Técnica del Concepto 1265 de 2021*(Solo para suscriptores del Tax and Legal Times)
Ver aquí Concepto 1265 de 2021.
Noticia elaborada por:
Martha Isabel Gómez Marín
PwC Servicios Legales y Tributarios