OFICIAL DE CUMPLIMIENTO –DOMICILIO
Se platean los siguientes interrogantes a la Superintendencia de Sociedades:
“1. ¿Es posible que una Empresa Obligada a implementar el SAGRILAFT, en virtud de la Circular Externa 100-000016 de 2020, designe como oficial de cumplimiento a una persona domiciliada en el exterior, la cual cumple con los demás criterios consagrados en el numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa 10000004 del 9 de abril de 2021?
2.¿La finalidad de dicha circular es requerir que el oficial de cumplimiento esté domiciliado en Colombia?”
Para dar respuesta a los anteriores interrogantes la Superintendencia trajo a colación a la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, que modificó el numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa No.100- 000016 del 24 de diciembre de 2020, esta establece:
“5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/ FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.
c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno.
e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.
Por otro lado, para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
h. Estar domiciliado en Colombia.” Así las cosas, el Oficial de Cumplimiento debe cumplir cada uno de los requisitos mínimos señalados en las normas, entre los cuales ésta que se encuentre domiciliado en Colombia”.
De acuerdo a la norma transcrita, y en cuanto a la primera pregunta, la entidad indicó que no es posible que la Empresa Obligada a implementar el SAGRILAFT, designe como Oficial de Cumplimiento a una persona domiciliada en el exterior, pues va en contravía de lo establecido en el numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa 100- 00004 del 9 de abril de 2021.
Respecto al segundo interrogante la Superintendencia destacó la importancia de que exista una inmediación total en el desarrollo de las obligaciones del Oficial de Cumplimiento, las cuales le deben permitir el conocimiento integro de la actividad económica, el mercado, los canales de comercialización, la estructura organizacional, administrativa y de recursos humanos, entre otros, y así pueda identificar plenamente y de primera mano, los riesgos a los cuales está expuesta la empresa, su manejo y mitigación, razones por las cuales se exige que esté domiciliado en Colombia.
Ver aquí Concepto Superintendencia de Sociedades 122457 de 2021