En el presente concepto jurídico emitido por la DIAN se consulta sobre las ventas virtuales por página web, y se cuestiona textualmente:

1.     "¿Qué pasa si realizamos la factura de este cliente y la cédula no pertenece al nombre que él nos está proporcionando?

2.      Cuando en la exógena quedan datos erróneos o que no coinciden (ejemplo las cédulas). En este caso que nosotros actuemos de buena fe, realizando la factura según la información que el cliente proporcionó, ¿qué pasaría?

3.     Si es obligación por parte de la facturación electrónica y exógena, que las cédulas coincidan con el nombre, ¿cuál es la manera correcta para hacer la factura para estas ventas virtuales? 

4.     Si es obligación que todo coincida, significa que debe existir alguna herramienta (base de datos) proporcionada por la DIAN para que nosotros los contribuyentes podamos verificar y tener exactitud absoluta al momento de enviar la exógena. ¿Tienen ustedes alguna aplicación, herramienta o base de datos para verificar las cédulas?

5.     Llegado el caso que ustedes cuenten con esa herramienta de verificación, ¿qué pasaría si al digitar una cédula, esta no pertenezca al nombre que el cliente nos dio? ¿Cuál es la forma correcta de hacer la factura?"

Sobre el particular, la DIAN procede a contestar: el peticionario debe tener en cuenta lo consagrado en el artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (por la cual se desarrollan los sistemas de facturación y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación), en particular lo siguiente:

'Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta: La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así: (…)

3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:

a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.

c) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral'.

El facturador electrónico deberá solicitar al adquiriente la información necesaria para expedir la respectiva factura de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, entre otros, los datos del adquiriente que permitan su identificación. En el evento de no obtener dichos datos, podrá proceder de acuerdo con lo señalado en el literal c) del numeral 3º del artículo 11 de la resolución citada y, de esta forma, estará dando cumplimiento a su obligación de facturar.

La obligación de facturar por parte del vendedor -facturador electrónico- se cumple con la expedición y entrega de la factura al comprador, la cual se genera, entre otros, a partir de los datos suministrados por el adquiriente del bien y/o servicio. Por su parte, el adquirente exigirá la expedición de la factura electrónica de venta al facturador, verificando que los datos contenidos en ésta reflejen la realidad económica de la operación, para así poder dar lugar al soporte de costos, deducciones y descontables, por las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios efectuadas.