Cumplir con todos los requisitos para pagar correctamente el salario y la seguridad social de los trabajadores requiere la observación de una serie de normas básicas que son de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas y que tienen como fin el garantizar la protección de los derechos de los trabajadores.
Desde el punto de vista laboral, según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, en adelante CST, se considera salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo aquello que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa y onerosa del servicio, sea cualquiera su forma y denominación, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.
Por otro lado, el artículo 128 CST, describe cuatro grandes clases de pagos que no son constitutivos de salario, los cuales son:
· Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador.
· Lo que recibe (el Trabajador) en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones.
· Las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX del C.S.T.
· Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie.
De lo anterior, se concluye que lo otorgado a título gratuito o por mera liberalidad del empleador y los beneficios o auxilios habituales u ocasionales que sean acordados convencional o contractualmente por el empleador, o aquellos concedidos de forma extralegal, no tienen carácter salarial. No obstante, conforme al artículo 128 CST, debe mediar en estos casos acuerdo expreso y escrito entre las partes, para que el acuerdo de no salario sea válido y eficaz.
Ahora bien, para determinar el Ingreso Base de Cotización (en adelante “IBC”) de los aportes al SISS y Parafiscales, se deben seguir las siguientes reglas:
· El SISS y Parafiscales se divide en 4 subsistemas: (i) Subsistema de la Seguridad Social en Salud, (ii) Subsistema de la Seguridad Social en Pensión, (iii) Subsistema de la Seguridad Social en Riesgos Laborales y (iv) Parafiscales. Este último se encuentra dividido en ICBF, SENA y Caja de Compensación Familiar.
· El artículo 18 de la ley 100 de 1993 establece que el IBC para realizar cotizaciones al Subsistema de Seguridad Social en Pensiones debe corresponder el salario mensual, entendido este como todos los pagos que recibe el trabajador como contraprestación directa del servicio, aplicando lo dispuesto en el artículo 127 del CST, previamente explicado.
· Por su parte, el artículo 3 del Decreto 510 de 2003 establece que los aportes al Subsistema de la Seguridad Social en Salud se realizan sobre el mismo IBC utilizado para liquidar los aportes al Subsistema de la Seguridad Social en Pensión.
· Tratándose de los aportes al Subsistema de la Seguridad Social en Riesgos Laborales, el artículo 17 del Decreto 1295 de 1994 indica que el IBC a utilizar para liquidar las cotizaciones debe ser el mismo utilizado para el Subsistema de la Seguridad Social en Pensiones.
· Sin embargo, en el evento en que se presenten novedades por vacaciones e incapacidades, no deben incluirse estos valores dentro del IBC.
· Para los subsistemas de salud, pensión y riesgos se debe aplicar la regla especial establecida en el artículo 30 de la ley 1393 de 2010. La referida norma, establece que la porción de pagos mensuales no constitutivos de salario que exceda el 40% del total de la remuneración (entendiendo remuneración como pagos salariales y no salariales), debe ser tenido en cuenta en el IBC de aportes al SISS.
· Para el caso de los aportes parafiscales con destino al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar (CCF), el IBC corresponde a la totalidad de los pagos hechos por concepto de salario y, además, los pagos por concepto de vacaciones disfrutadas y compensadas en dinero, conforme a lo señalado en el artículo 17 de la ley 21 de 1982.
Ahora bien, respecto del cálculo determinado en el artículo 30 de la ley 1393 de 2010, es importante considerar que no todos los pagos no salariales deben hacer parte de la remuneración, sino solamente aquellos que son entregados para el beneficio del trabajador y, por consiguiente, enriquecen su patrimonio.
Por lo anterior, pagos no salariales como las herramientas de trabajo, viáticos ocasionales, el auxilio legal de transporte y los aportes de las entidades patrocinadoras a los fondos de pensiones no deben incluirse dentro del concepto de remuneración ni dentro del concepto de pagos no constitutivos de salario a los que se refiere el artículo 30 de la ley 1393, en la medida en que no retribuyen directa o indirectamente el servicio ni constituyen un ingreso para el trabajador.
Finalmente, respecto de la exoneración de contribuciones al subsistema de salud y al pago de parafiscales con destino al SENA y al ICBF contenida en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario es necesario acudir a los artículos 127 y 128 del Código Sustantivo del Trabajo para establecer qué puede recibir un trabajador como contraprestación por los servicios prestados a favor de su empleador.
Así, “devengar” involucra todos aquellos pagos que recibe el trabajador como pago por sus servicios prestados, incluso en el evento que provengan de pagos que no constituyen salario.
En esta medida, al momento de aplicar la exoneración debe entenderse que lo devengado por un trabajador comprende todo recibido por el mismo durante el mes, es decir, tanto los pagos salariales como los no salariales, y con exclusión de las prestaciones sociales establecidas en los títulos VIII y IX del CST, así como las indemnizaciones.
Para concluir, las empresas y empleadores deben prestar especial atención a sus obligaciones con el trabajador, calcular los aportes mensuales a la seguridad social de acuerdo con lo establecido en la normativa actual.
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Noticia elaborada por:
German Benitez
PwC | TLS - Laboral