Funcionalidades del sistema de facturación electrónica |
Naturaleza del sistema de facturación electrónica | Marco jurídico del sistema de facturación electrónica | ¿Qué es y en qué se soporta jurídicamente el sistema de facturación electrónica?
En los términos de la normatividad vigente (la cual rige hasta tanto se reglamente el artículo 616-1 del Estatuto Tributario con la modificación efectuada por la Ley 2155 de 2021. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los sistemas de facturación son la factura de venta y los documentos equivalentes y la factura de venta comprende tanto i) la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y ii) la factura de venta talonario o de papel, siendo la modalidad preferente de expedición la factura electrónica de venta. |
Componentes del sistema de facturación electrónica | La factura electrónica de venta | ¿Qué es la factura electrónica de venta?
De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente (Cf. numeral 6 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 y numeral 19 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020) , la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente. Siendo la misma la modalidad preferente para cumplir la obligación de facturar.
¿Es posible expedir una misma factura a varios destinatarios?
En este contexto, y para efectos fiscales, cuando la factura de venta es el documento soporte de la respectiva operación comercial, debe ser clara la información relativa al sujeto destinatario de la misma en calidad de adquirente del respectivo bien o servicio, así como la identificación del proveedor, el numero consecutivo, la descripción de la operación, su valor total y el impuestos a cargo, si fuera el caso.
Se considera entonces que, a partir de las normas señaladas, la factura de venta debe expedirse a un único destinatario que no es otro que el adquirente del bien o servicio. |
La factura de talonario o de papel | ¿Cuándo se usa la factura de talonario o de papel?
1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TITULO VII de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, o
2. En los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000042. A saber, cuando inicien a ser considerados como facturadores electrónicos, por un plazo máximo de dos meses desde que adquiera la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y, los sujetos que opten por el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - |
Los documentos equivalentes a la factura de venta | ¿Qué es un documento equivalente y para qué sirve?
Los Documentos Equivalentes fueron establecidos por el mencionado Decreto 358 de 2020. No obstante, lo anterior, con la modificación efectuada por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales tiene la facultad en adelante de determinar los documentos equivalentes a la factura de venta. P0or lo anterior, hasta tanto la DIAN no haga uso de dicha facultad, estos seguirán siendo los dispuestos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, regulados en la actualidad por la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la norma que haga sus veces.
¿En los documentos equivalentes se debe informar la calidad de agente retenedor o autorretenedor? ¿a qué hace referencia esta condición?
De acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 13 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, se señala como requisito indicar la calidad del agente retenedor y autorretenedor en el impuesto sobre la renta y complementarios sin hacer la distinción entre los tipos de agentes autorretenedores. Por lo tanto, acogiendo el principio de interpretación jurídica conforme al cual, si el legislador no distingue no le es dado al interprete hacerlo, deberán informarse dichas calidades respecto de todos los modelos de autorretención y retención vigentes en la legislación tributaria. |
El documento equivalente electrónico | Así, todos los documentos equivalentes a la factura de venta podrán ser electrónicos una vez entre en vigor el documento equivalente electrónico. No obstante, debe informarse que si bien la implementación del citado documento equivalente electrónico estaba prevista para el 30 de junio de 2021, según lo dispuesto por el Decreto 358 de 2020, el Decreto 723 de 2021, modificó dicho plazo indicando que: “El calendario para la implementación del documento equivalente electrónico de que trata el presente artículo deberá ser expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”, de manera que, a la fecha no ha sido implementada. |
Documentos soporte | ¿Qué son y para qué sirven los documentos soporte?
Los documentos soporte en el sistema de facturación electrónica han sido dispuestos por la normatividad vigente como documentos cuya finalidad es la de soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios o impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.
Así las cosas, en el marco jurídico vigente del sistema de facturación electrónica existen diferentes funcionalidades de documentos soporte, entre ellas:
i. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y,
ii. El documento soporte de pago de nómina electrónica |
Registro de la factura electrónica de venta como título valor -
RADIAN | ¿Qué es el RADIAN?
En consecuencia, el registro de las facturas electrónicas de venta como título valor en el RADIAN es de obligatorio cumplimiento para aquellas facturas que pretendan circular, por lo cual las facturas electrónicas que no tengan vocación de circulación podrán seguirse constituyendo como título valor, conforme al Código de Comercio. |
Anexos Técnicos de las funcionalidades del sistema de facturación
electrónica | ¿Qué son los Anexos técnicos en el sistema de facturación electrónica?
Los Anexos técnicos adoptados en el sistema de facturación electrónica por medio de las resoluciones que regulan cada una de las funcionalidades son documentos técnicos que hace parte de los actos administrativos y que contienen la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación de cada uno de los documentos electrónicos. |
La factura electrónica de venta | Requisitos de la factura electrónica de venta | ¿Cuáles son los requisitos de factura electrónica de venta?
El artículo 617 del Estatuto Tributario dispone requisitos que debe cumplir la factura de venta, siendo ellos generales aplicables a todas las facturas que se expidan. Adicionalmente a lo anterior, en la actualidad la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 en el artículo 11 dispone específicamente los requisitos de factura electrónica de venta.
De acuerdo con el literales b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la factura debe incluir la identificación del vendedor o prestador del servicio ¿cuándo el responsable cambia de razón social puede seguir por un tiempo corto usando su anterior razón comercial?
El cumplimiento de los requisitos de las facturas cuando hay cambio de razón social exige que la factura o documento equivalente deba indicar la razón social del contribuyente obligado a expedirla, por lo que en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social.
En este orden de ideas debe advertirse que el plazo prudencial no es indeterminado, toda vez que se encuentra concretado a aquel tiempo necesario para actualizar el RUT, solicitar y obtener autorización por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación.
¿En qué consiste el requisito del literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario?
Así las cosas, si se requiere aumentar el valor total de la factura, por efecto de la omisión del impuesto, es factible que se proceda al ajuste pertinente, permitiendo que se refleje la realidad de la operación y, en tanto, se justifique el hecho en el cuerpo de esta.
¿Cuál es el idioma y moneda en el que se debe expedir la factura electrónica de venta?
Así las cosas, sin importar la moneda acordada para el pago de la operación económica y siendo la factura electrónica de venta exigible y regulada por la legislación doméstica, dentro de la cual se exige usar el peso colombiano por ser la moneda oficial y el idioma español, la misma deberá expedirse en dicha moneda oficial.
En consecuencia, teniendo en cuenta las anteriores disposiciones normativas, este Despacho concluye que, en efecto, el sujeto obligado a facturar debe generar la respectiva factura electrónica de venta en su totalidad en idioma y moneda oficial colombiana, esto es, español y peso colombiano, respectivamente. Lo anterior sin perjuicio de que pueda a su vez expresarse la factura electrónica de venta en otros idiomas o monedas complementarios. Por su parte, el adquiriente de los bienes y servicios deberá verificar el cumplimiento de dichos requisitos a efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios.
¿Una plataforma de desarrollo de software de facturación electrónica puede firmar las facturas de sus clientes que no tienen su propia firma digital?
De la normatividad trascrita, se concluye que es el facturador electrónico quien debe incluir la firma digital, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Por ende, el mandatario podrá firmar por el facturador electrónico cumpliendo con el requisito exigido por el numeral 14 del artículo 11 de la Resolución DIAN 000042 de 2020 siempre que el mismo cuente con el poder suficiente para ello, otorgado por su mandante, actuador electrónico.
¿Qué debe entenderse por valor total de la operación y descripción de los artículos vendidos o servicios prestados?
Por ende, deberá el vendedor describir los bienes vendidos de manera genérica o específica dependiendo de la modalidad de operación económica que éste desarrolle y así mismo, deberá discriminar el impuesto sobre las ventas pagado y el valor total de la operación.
¿Cómo se debe entender el requisito de describir los bienes facturados cuando se trata de un kit de productos diferentes que se agrupan para la venta?
Considera este despacho, que la norma fiscal al exigir el cumplimiento de este deber formal en la facturación, no da posibilidad a un tratamiento diferente, así se comercialicen los productos como un solo conjunto y a un único recio, por lo tanto, la factura o documento o documento equivalente debe por expresa disposición legal contener la descripción de los bienes enajenados, así como su condición de bien exento, excluido o gravado y la tarifa del IVA respectiva.
¿El dígito de verificación del NIT hace parte de los requisitos de la Factura Electrónica de venta?
Esta norma es clara al establecer, entre los requisitos de la factura, la identificación del adquirente, con su nombre o razón social, así como con el Número de Identificación Tributaria -NIT, indistintamente que se trate de persona natural o jurídica. |
Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta | De conformidad con el artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 6 de dicho acto administrativo. Conociendo a este tipo de sujetos, en lo sucesivo, como facturadores electrónicos. |
La factura electrónica de venta en el sistema de facturación
electrónica | ¿Cuáles son los medios de operación de la factura electrónica de venta?
El software de facturación electrónica de venta, de acuerdo con el numeral 2 del artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 vigente, puede corresponder a:
a. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
b. Al servicio gratuito de factura electrónica de venta, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
c. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
De manera que el obligado a facturar podrá implementar cualquiera de los citados softwares para el cumplir con la obligación de facturar electrónicamente. |
Generación y trasmisión de la factura electrónica de venta | ¿En qué consiste la generación?
De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 la generación de la factura electrónica de venta “es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, previo a la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma”.
¿En qué consiste la trasmisión?
“La Transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en la Sección 2 de este Capítulo, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN-, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico de factura electrónica de venta»”. |
Validación de la factura electrónica de venta | ¿En qué consiste la validación previa?
Esto quiere decir que, aun cuando las facturas electrónicas de venta sean validadas por la DIAN, ello no es óbice para dejar de fiscalizar las operaciones que se soporten con dichos documentos, verificando el cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales, y requisitos de fondo que se originen de las operaciones económicas de venta de bienes o prestación de servicios previamente facturadas.
¿Es legítimo interpretar que el régimen de facturación electrónica con validación previa genera una presunción legal de que el emisor de la factura cumplió con todos los requisitos de habilitación establecidos por la DIAN, y en consecuencia existe y realiza operaciones reales, invirtiéndose la carga de la prueba en contra de la parte que busca alegar la calidad de proveedor como ficticio o inexistente?
Sobre este punto, se reitera que corresponde a las partes de la operación de venta de bienes o prestación de servicios garantizar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales en materia fiscal, fundadas en el principio de realidad económica.
Por ende, la correcta expedición de la factura electrónica de venta no es prueba suficiente para acreditar la procedencia de costos, deducciones o impuestos descontables, ya que estos reconocimientos requieren del cumplimiento de otros requisitos dispuestos en la normatividad tributaria para cada caso concreto |
Expedición y entrega de la factura electrónica de venta | ¿En qué consiste la expedición y entrega?
La obligación de expedición y entrega de la factura de venta o documento equivalente es del vendedor de bienes o prestador del servicio en los términos del artículo 616-1 del Estatuto Tributario
El adquiriente, por su parte, debe exigir su entrega para soportar costos, gastos e impuestos descontables, de acuerdo con las exigencias dispuestas en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
¿Si el usuario, adquirente del bien o servicio, no cuenta con correo electrónico para efectos de la entrega de la factura electrónica, la compañía prestadora del servicio podría negarse a la prestación de los servicios que ofrece?
"quien expide la factura electrónica, debe asegurarse de entregar a sus adquirentes la factura electrónica en la forma que corresponda según la situación de estos. El vendedor o proveedor no puede negarse a prestar el servicio si el adquirente no informa un correo electrónico para la entrega de la representación gráfica de la factura electrónica en medio digital, a menos que este documento se ponga a disposición del usuario o adquirente en un sitio electrónico dispuesto por obligado a facturar. Si ello no es así, deberá entregar necesariamente la representación gráfica de la factura electrónica en formato físico (impresión).
¿El correo electrónico mediante el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF ¿cumple una función de facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos, o, cumple función de notificación de llegada de la información? ¿cumple la función de determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento adjunto?¿es soporte que permita demostrar qué reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida?
Así las cosas, conforme lo dispone el artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, el correo electrónico suministrado por el adquiriente del bien y/o servicio, es un medio de entrega y de recepción de la factura electrónica de venta.
¿Es viable conservar los anexos del correo electrónico sin conservar el mensaje en donde llega? o ¿debe conservarse el mensaje de correo electrónico en el que se recibe el archivo XML y el archivo PDF? ¿Cuál es el tiempo durante el cual debe conservarse el mensaje de correo electrónico?
Por lo expuesto, puede concluirse que para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA, una de las pruebas idóneas es la factura electrónica de venta. Por lo cual, el reconocimiento fiscal de los costos, deducciones e impuestos descontables se encuentra sujeto a la expedición de este documento con el lleno de los requisitos legales, atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación de la DIAN y posterior expedición y entrega. |
Notas asociadas y no asociadas a una factura electrónica de venta y
la anulación de la factura electrónica | ¿Para qué sirven las Notas débito y crédito?
"La facturación electrónica pueden ser expedidas por diversas razones de orden fiscal o contable, el artículo 30 de la Resolución 42 de 2020 establece los requisitos con los cuales deberán contar las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta. Cuando se trate de notas débito, el mayor valor de la operación efectuado por medio de la nota debe ser soportado, a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios en una nueva factura electrónica debido a que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, exige que el costos, deducción y descontables que se pretendan hacer valer en las declaraciones tributarias estén sustentados en facturas de venta.
Por otro lado, respecto a las notas crédito por descuento, debe ser claro, que el hecho que la DIAN exija como parte del sistema de la factura electrónica, la entrega de las últimas notas crédito referidas, no implica modificación alguna en materia del Impuesto sobre las Ventas y su base gravable, toda vez que si las mismas documentan descuentos posteriores a la expedición de la factura supeditados a una condición o hecho futuro que puede suceder o no y, es claro que los descuentos diferentes de los efectivos, acorde con el artículo 454 del Estatuto Tributario, no afectan la base gravable de la factura ni el impuesto facturado."
¿Un sujeto obligado a facturar electrónicamente, que va a ser absorbido en un proceso de fusión con otra compañía cómo debe emitir una nota crédito sobre una factura que es del contribuyente absorbido? ¿se pueda transferir la facturación electrónica de correcta forma, teniendo en cuenta que la nota crédito que se emita ira referenciada a un CUFE que no existe en la compañía absorbente?
"La Resolución DIAN No. 0000042 de 2020 determinó que las notas débito y notas crédito en el sistema de facturación electrónica no necesariamente deben asociarse a una factura electrónica de venta.
¿Una compañía puede realizar notas crédito por descuentos aprobados a todas las facturas electrónicas de venta?
Teniendo en cuenta la normatividad emitida: “cuando se elaboren notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y surtir el trámite respectivo de validación previa, ya que, dentro del sistema de facturación electrónica, al ser la factura u documento electrónico, las notas sobre las mismas también deberán serlo.”
¿Para efecto del cumplimiento del porcentaje para devolución automática prevista en el artículo 855 del Estatuto Tributario, en lo relativo al soporte de costos y gastos, las notas débito y crédito sobre facturas electrónicas entran o no a formar parte del cálculo para efectos del cumplimiento del porcentaje, esto es, 25% y 85% para el año 2020 y 2021, respectivamente?
“para efectos de la procedencia de costos, gastos y/o impuestos descontables los mismos deben estar soportados en factura o documento equivalente. Para efectos de la procedencia de la devolución automática se consideran las facturas electrónicas con validación previa, que soportan costos, gastos o impuestos descontables en los porcentajes señalados en el literal b) del parágrafo 5 del artículo 855 del Estatuto Tributario, modificado temporalmente por el artículo 3 del Decreto Legislativo 807 de 2020, en armonía con su decreto reglamentario.
En el evento que esas facturas estén afectadas con notas débito o crédito, el solicitante deberá valorar la situación que se presenta y, dependiendo de lo que se establezca, así como del momento de los hechos, deberá determinar si se cumple o no con el porcentaje mínimo que exige la norma como requisito para la devolución automática.” |
Campos opcionales en la factura electrónica de venta | En virtud de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, en la factura electrónica de venta se pueden incluir campos opcionales las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los facturadores electrónicos respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la DIAN.
La factura electrónica de venta en el sector transporte debe cumplir con requisitos propios del sector ¿Qué sucede si no es posible incluir dicha información adicional?
Resolución DIAN No. 000042 de 2020 estableció que sobre la operación propia de transporte de carga existe un suplemento requerido por el Ministerio de Transporte. |