Funcionalidades de los documentos soporte

La factura de venta de talonario o de papel

Casos en los que opera la factura de venta de talonario o de papel

“La factura de talonario o de papel tiene un uso restrictivo en la normatividad vigente, y, por ende, puede expedirse en los casos taxativos en la resolución 000042 de 2020.”
Inconvenientes tecnológicos: “ cuando el facturador electrónico se encuentra presentando un inconveniente tecnológico, el mismo deberá por el tiempo en que dure el inconveniente, expedir factura de venta de talonario o de papel, de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, y dicha factura será válida como soporte de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso.”

Documentos equivalentes a la factura de venta

Documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos

Documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos
“los únicos documentos equivalentes vigentes son los que se encuentran contenidos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016. ningún documento distinto a los dispuestos por las normas reseñadas previamente tendrá la condición de documento equivalente a la factura de venta”

El tiquete de máquina registradora con sistema POS

“este es un documento equivalente a la factura de venta, establecido en numeral 1º del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, en el cual dispone sus requisitos. Así mismo, Este documento equivalente no constituye soporte de costos, deducciones o impuestos descontables conforme lo establecido en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.”

¿Es posible anular un tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. cuando el mismo se ha expedido con ocasión de una operación de venta y con posterioridad a dicha operación el adquiriente solicita la expedición de la factura electrónica de venta con el fin de soportar impuestos descontables, costos y deducciones?
“Una vez expedido el documento equivalente respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. La anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo. en el evento en que el adquiriente realice una operación de compra de bienes y al momento de realizar dicha operación omita exigir la factura electrónica de venta al facturador electrónico y este expida debidamente el correspondiente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., no está previsto que el sujeto obligado a facturar pueda anular el mencionado documento equivalente para expedir una factura electrónica de venta, pues éste fue expedido con el lleno de los requisitos legales como respaldo de una operación de venta de bienes efectivamente realizada.”

¿La expedición del documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. debe incluir el impuesto al consumo de bolsas plásticas?
“en este deberá constar la discriminación, según corresponda, (i) del impuesto sobre las ventas por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados (ii) del impuesto nacional al consumo por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados y (iii) del impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas con ocasión de la entrega de bolsas plásticas en los términos del artículo 512-15 del Estatuto Tributario.”

La boleta de ingreso a cine

“La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica. estos documentos equivalentes a la factura deberán expedirse con el cumplimiento de los requisitos de los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.”

El tiquete de transporte de pasajeros

“tratándose de las personas naturales o jurídicas que prestan el servicio de transporte de pasajeros, el cual no obedece al de transporte público urbano o metropolitano, éstas son obligadas a facturar, existiendo para ellas en la legislación vigente el citado documento equivalente a la factura de venta, denominado: tiquete de transporte de pasajeros.”

El extracto

Nótese que la normatividad es clara en señalar que los requisitos establecidos en el literal j) citado
arriba, son exigibles para los casos en los que el documento equivalente a la factura de venta
denominado “extracto” se genere y expida a través de un sistema informático.

Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros

El artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 establece los documentos equivalentes de la
factura, a saber, en el numeral 5 consagra el “tiquete o billete de transporte aéreo de
pasajeros”. El cual está vigente y cuyos requisitos se especifican en el numeral 5 del artículo
13 de la Resolución DIAN No. 0000042 de 2020.

Documento en juegos localizados

“De acuerdo con la normatividad vigente se considera documento equivalente a la factura, razón por la cual su correcta expedición suple la obligación de expedir factura de venta. Este documento debe quedar en el establecimiento de comercio a disposición de la DIAN. Una vez la entidad fije las condiciones técnicas y tecnológicas el mismo deberá ser transmitido electrónicamente, según dispone el parágrafo del artículo 1.6.1.4.14 del Decreto 1625 de 2016 en armonía con el parágrafo 2 del artículo 13 de la Resolución DIAN 000042 de 2020 o la norma que haga sus veces.”

Boleta, facción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de
los juegos localizados

“El artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 establece los documentos equivalentes de la factura, a saber, en el numeral 7 dispone la “Boleta, facción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados”

Documento expedido para el cobro de peajes

“el documento equivalente expedido para el cobro de peajes, sólo lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes cumpliendo los requisitos del artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016”

Comprobante de liquidación de operaciones expedido por bolsa de
valores

“El presente es considerado documento equivalente a la factura de venta por la normatividad vigente y de conformidad con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016. Por lo cual, su correcta expedición suple la obligación de expedir factura de venta y se considera soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario.”

Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros
comoditas

El artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 establece los documentos equivalentes de la factura, a saber, en el numeral 10 dispone el “documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otras comoditas”.

Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios

“es considerado documento equivalente a la factura de venta por la normatividad vigente. Por lo cual, su correcta expedición suple la obligación de expedir factura de venta y se considera soporte de costos, deducciones e impuestos descontables de conformidad con lo dispuesto en los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos previamente descritos.”
¿Los prestadores de servicios públicos domiciliarios, puntualmente los del servicio de aseo y/o de alcantarillado están obligados a expedir además de la factura física de servicios públicos, la factura electrónica de venta? ¿la obligación hace referencia a un documento electrónico equivalente? ¿O la factura electrónica reemplaza a la factura física de servicios públicos?
“para efectos tributarios están obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente, y con la expedición de cualquiera de estos documentos se entenderá cumplida la obligación de facturar. Al respecto, se observa que, si en la factura de servicios públicos domiciliarios expedida electrónicamente se requiere incluir otros conceptos de pago, se entendería que los distintos factores recaudados para terceros constituyen información adicional y debe estar claramente diferenciada de la facturación de los respectivos servicios.” (tiene el mismo tratamiento jurídico los servicios prestados por contratistas a la empresa de servicio de gas domiciliario).

Boleta de ingreso a espectáculos públicos

“está previsto en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 establece los documentos equivalentes de la factura, a saber, en el numeral 12 dispone la “boleta de ingreso a espectáculos públicos”.

Documento equivalente electrónico

“está previsto en el artículo numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, y el numeral 13 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020. todos los documentos equivalentes a la factura de venta podrán ser electrónicos una vez entre en vigor el documento equivalente electrónico.”

Documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir
factura de venta o documento equivalente

¿Cuándo procede la generación del documento soporte en
adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente?

¿Cuándo procede la generación del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
“de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se trate de adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente debe generarse el denominado “documento soporte de adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Para determinar la procedencia o no de la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberá el contribuyente determinar el alcance de sus operaciones y responsabilidades en materia tributaria, estableciendo si el tipo de operaciones corresponde a la adquisición de un bien y/o servicio, así como las calidades del sujeto con el cual se está llevando a cabo la transacción, puesto que la finalidad del citado documento en los términos de la normatividad vigente no es otro más que probar los costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, y los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando haya lugar a estos.” Se debe expedir en pesos colombianos todas las operaciones de venta o prestación de servicios, incluidas las de prestación de servicios desde el exterior, por personas sin residencia fiscal en Colombia a personas en el territorio nacional.

¿ El documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente se debe generar para soportar los gastos en que se incurre vía caja menor, en los cuales no se recibe factura o documento equivalente del proveedor y no se sabe si éste tiene o no la obligación de facturar?
“no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y que no correspondan a un reembolso de gastos, en efecto, deben ser soportados con el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.”

¿Cómo soportan los contribuyentes sus costos cuando en vez de tener declaración de importación por no estar la mercancía sujeta al pago de tributos aduanero, se utiliza el formulario de movimientos de mercancías?
“la introducción de mercancías provenientes de zona franca al territorio aduanero nacional desde el punto de vista aduanero se considera una importación, exigiéndose, por lo tanto, la presentación de declaración de importación donde se liquiden y paguen los tributos aduaneros, sanciones y rescate que correspondan. se precisa que la utilización del formulario de movimiento de mercancías se encuentra regulada en el parágrafo del artículo 459 del Estatuto Tributario y el artículo 475 del Decreto 1165 de 2019, en concordancia con la Resolución No. 046 de 2019 y, cuyo alcance es el de un documento que registra el ingreso, salida y permanencia de mercancías de zona franca, y en el cual el usuario operador autoriza las operaciones de comercio exterior. Adicionalmente, las mercancías ingresadas en estas zonas se consideran fuera del territorio aduanero nacional para efectos de los impuestos a las importaciones y a las exportaciones. De acuerdo con la normatividad descrita, en materia de IVA en la importación, a las operaciones de venta de mercancías que se encuentren en zona franca solo se les dará la condición de gravadas, exentas o excluidas cuando dichas mercancías sean objeto de declaración de importación, que es el momento en que se causa el IVA, independiente de las transacciones comerciales que frente a la misma mercancía se hayan realizado antes de la nacionalización de éstas, o de las personas naturales o jurídicas que las hayan realizado.
cuando las operaciones no se soporten con la declaración de importación o con una factura electrónica de venta, porque son efectuadas con un sujeto no obligado a facturar, estas deberán acreditarse con el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.”

¿Cómo debe el contribuyente del impuesto sobre la renta que actúa a través de patrimonios autónomos y fondos de capital privado soportar el costo o deducción en el impuesto sobre la renta y complementarios, cuando en ejecución del objeto encomendado es el patrimonio autónomo o fondo de capital privado quien adquiere bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar?
es el tercero representante o administrador de dichos vehículos quien deberá -en razón a su actuación como tercero representante de sus miembros generar y transmitir para validación el documento soporte, el mismo deberá habilitarse dentro de la plataforma de facturación electrónica y cumplir con las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que se disponen en la Resolución DIAN No. 000167 de 2021.

Requisitos del documento soporte en adquisiciones con sujetos no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Requisitos del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
“los requisitos están establecidos en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento. 3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario - RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria -NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas -IVA, cuando a ello hubiere lugar.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la -DIAN.
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS”

“¿Para generar el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente se debe solicitar la resolución de autorización de numeración de documentos soporte ante la DIAN?”
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá contener el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

Sujetos obligados a generar el documento soporte en adquisiciones
con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Sujetos obligados a generar el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
“tiene como finalidad servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. En consecuencia, el responsable debe determinar de acuerdo con el alcance de sus operaciones y responsabilidades en materia tributaria”

¿se debe generar por contribuyentes del Régimen SIMPLE?
“los contribuyentes del régimen simple de tributación que requieran soportar los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas deberán generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en los términos de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021.”

Modalidades (física y electrónica)

“De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y la Resolución DIAN 000167 de 2021, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente debe ser generado:
i) En forma física por los sujetos que no son obligados a facturar electrónicamente
ii) En forma electrónica por los facturadores electrónicos.”

1. El generado de forma física: “la generación física de este documento soporte se mantiene únicamente para los sujetos adquirientes no obligados a facturar electrónicamente que son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA.”
2. El generado de forma electrónica:
“se deberá generar de forma electrónica por parte de los sujetos obligados a facturar electrónicamente, sus requisitos están dispuestos especialmente en el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 0000167 de 2021 estos son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA”

Periodicidad de la trasmisión del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en forma electrónica

“deberá transmitirse para validación de la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales, DIAN, así: 1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o 2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
cada responsable deberá determinar, de conformidad con el alcance de sus operaciones y responsabilidades en materia tributaria, el momento exacto en el que debe generar y transmitir para validación el mencionado documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, teniendo en cuenta lo señalado en la ley y en su reglamento.”

¿Cuál es el alcance de la expresión “operaciones acumuladas” establecida el numeral 2?2. del artículo 2º de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021?
“significa que el número de operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que se generen y transmitan semanalmente mediante dicho documento soporte deberán ser superiores a una.”

Documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Cuál es el cambio que produce la implementación del documento
soporte de pago de nómina electrónica?

¿Cuál es el cambio que produce la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Estos documentos deben contener la información establecida en los artículos 5 y 17 de la resolución No. 000167 de 2021, según corresponda, para la generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.
¿El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse en pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie?
“La norma que rige este documento electrónico no diferencia la modalidad en la que se efectúan dichos pagos o abonos en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo. Las prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.”

¿El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse en operaciones de reembolso de gastos?
“no opera para pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador, ya que no hay obligación de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los reembolsos de gastos siempre que los pagos o abonos en cuenta no se deriven de la nómina, es decir, que no se desprendan de la relación laboral, legal o reglamentaria con el trabajador ya que no se enmarcarían dentro de lo que el numeral 10 del artículo 1 y el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 disponen como objeto de soporte con dicho documento electrónico.”

Requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Estos documentos deben contener la información establecida en los artículos 5 y 17 de la resolución No. 000167 de 2021, según corresponda, para la generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.
¿El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse en pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie?
“La norma que rige este documento electrónico no diferencia la modalidad en la que se efectúan dichos pagos o abonos en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo. Las prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.”

¿El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse en operaciones de reembolso de gastos?
“no opera para pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador, ya que no hay obligación de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los reembolsos de gastos siempre que los pagos o abonos en cuenta no se deriven de la nómina, es decir, que no se desprendan de la relación laboral, legal o reglamentaria con el trabajador ya que no se enmarcarían dentro de lo que el numeral 10 del artículo 1 y el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 disponen como objeto de soporte con dicho documento electrónico.”

Sujetos obligados a generar el documento soporte de pago de nómina
electrónica.

están dispuestos en el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, que los determina así:
“son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

la disposición es clara en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos:
i) contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios,
ii) que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria o pagos a los pensionados a cargo del empleador,
iii) que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda.”
¿Es exigible el documento soporte de pago de nómina electrónica para contribuyentes del Régimen SIMPLE?
“se tiene que, toda vez que dichos sujetos a la luz de lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, éstos no están obligados por las disposiciones legales vigentes a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.”
¿Es exigible el documento soporte de pago de nómina electrónica para no contribuyentes del artículo 22 del Estatuto Tributario?
“Las organizaciones que cumplan con las condiciones y calidades de “entidad no contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios” no están obligadas a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.”
¿Qué se entiende por la vinculación por medio de una relación laboral, legal o reglamentaria para efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica?
“Las disposiciones normativas precitadas determinan que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA según corresponda.”
¿Deben las Cooperativas de trabajo asociado -CTA generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica?
“los pagos de compensaciones efectuados por las Cooperativas de Trabajo Asociado a los asociados en razón a la prestación de un servicio no deberán ser soportados con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Sin embargo, en el evento que las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) contraten a personas mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria, éstas deberán generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina en lo que corresponde a los pagos o abonos en cuenta que se derivan de dicha vinculación”
¿Deben soportarse los contratos de aprendizaje con el documento soporte de pago de nómina electrónica?
“El contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, ya que no implica la existencia de una relación laboral es claro en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria.”
¿Debe un consorciado o unido temporalmente, que es contribuyente del impuesto sobre la renta, soportar con el documento de nómina electrónica, el costo o deducción, cuando en ejecución del contrato de colaboración empresarial el consorcio o unión temporal es quien contrata directamente a los trabajadores?
“Si debe reportar con el documento de nómina electrónica, la certificación que expida el gestor, representante o administrador del consorcio o unión temporal al contribuyente de renta unido o consorciado, de acuerdo con la normatividad vigente antes citada (cfr. Artículo 18 del Estatuto Tributario), deberá especificar la proporción asignada de dicho soporte en los términos pactados en el contrato de colaboración empresarial.”
¿Debe un establecimiento público generar el documento de nómina electrónica por los pagos o abonos en cuenta a sus trabajadores?
“en términos generales, a los Establecimiento Públicos, salvo que exista norma especial, les aplicará la calidad de no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y, en esa medida, no estarán obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con lo dispuesto en la ley”

En el caso de un empleador, con pensionados a cargo que realizó una conmutación pensional parcial de dichos pensionados a una fiducia para que ésta efectúe los pagos pensionales y el empleador sigue respondiendo legalmente por los pensionados, ¿Quién debe generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica?
“en caso de que el empleador pese a tener a cargo a los pensionados no desembolse los recursos, no asuma la carga económica pensional y no realice la correspondiente erogación, no estaría obligado al cumplimiento de la obligación relacionada con la generación y trasmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”

El documento soporte de pago de nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica

“constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. Por lo tanto, su implementación no constituye la creación de nuevos tributos, sino que obedece a una obligación formal fundada en la facultad otorgada a la DIAN en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
los elementos esenciales para determinar la necesidad de generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica a la Administración Tributaria deben ser entendidos a la luz de la finalidad misma de la existencia del citado soporte, la cual no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique relacionados con la nómina, por parte de los empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta.”

¿Qué son los procesos de habilitación y operación en la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica?

“es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos se encuentran descritos en el artículo 9 de la Resolución DIAN 000013 de 2021. el proceso de habilitación no obedece a efectuar la implementación anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica.”

¿Cuál es la incidencia en el documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos de pago y abono en cuenta?

“lo que busca es lograr coherencia entre los conceptos que integran el documento soporte de pago de nómina electrónica y la finalidad de este soporte de información ante la Administración Tributaria, que como se ha venido reiterando, no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique, relacionados con la nómina, por parte de los empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta.”



¿Cuáles son los medios de operación del documento soporte de pago de nómina electrónica?

"Al respecto se precisa que el software dispuesto para el documento de nómina electrónica, de acuerdo con el numeral 2 del artículo 9 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 puede corresponder a:

i) Un desarrollo informático propio

ii) Un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas."

¿Es posible tener dos (2) Operadores Tecnológicos en una misma empresa para llevar a cabo el procedimiento de la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica?

“la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 no limita tal posibilidad, adicionalmente, no prevé un lapso determinado durante el cual el sujeto obligado deba utilizar los servicios prestados por un proveedor de soluciones tecnológicas.”

¿Los artículos 31 y 34 de la Resolución 13 de 2021 al referirse a los “representantes” de los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, incluyen dentro de dicha categoría a los terceros que presten el servicio informático de generación y transmisión de nómina electrónica?

“los representantes de los sujetos obligados a la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica son responsables del tratamiento de la información objeto del cumplimiento de su obligación de generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y les corresponde velar por el correcto y completo cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012”

¿Se puede firmar digitalmente el documento de nómina electrónica con el certificado de firma digital del proveedor tecnológico?”

“la obligación de firmar digitalmente el documento soporte de pago de nómina electrónica podrá ser encomendada al tercero mandatario, quien en virtud del mandato otorgado podrá firmar digitalmente en calidad de representante del sujeto obligado”

¿Cómo se efectúa el reporte por concepto de cesantías para efectos de la nómina electrónica?

“la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputar el sujeto obligado.”



¿Cuál es el tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador?

“Teniendo en cuenta lo explicado en el punto anterior y, toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable; los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador.”

¿Cómo se debe efectuar la inclusión en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica de las prestaciones sociales de reconocimiento anual?

“Tratándose de los valores a incluir en los documentos soporte de pago de nómina electrónica por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como las prestaciones sociales, entre otros, toda vez que la finalidad del documento electrónico es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de los pagos o abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador, los citados valores deberán incluirse por el total reconocido”



¿Debe registrarse de manera diferente los pagos por concepto de salario y prestaciones realizados a un empleado que labora mediante teletrabajo por ese sólo hecho, aun cuando no se pague ningún subsidio o beneficio diferente o adicional al que reciben los trabajadores que laboran presencialmente?

“Los pagos por salarios y prestaciones sociales que se realicen al teletrabajador corresponden a pagos laborales que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria, susceptibles de ser informados en el documento soporte de pago de nómina electrónica por parte del sujeto obligado, conforme lo establece el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.”

Periodicidad e implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Con base en el artículo 6 numeral 2° de la Resolución DIAN No? 000013 del 2021
quiénes son los “nuevos sujetos” y como se efectúa ese primer reporte?
"son aquellos nuevos sujetos obligados a generar el documento soporte que empiezan a realizar pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador." ... "respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, es necesario atender lo dispuesto en el artículo 8 de misma resolución el cual dispone que:
“Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al
cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador (…)”.

Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina
electrónica en el sistema de facturación electrónica

"¿En el evento en que deba realizarse una reliquidación posterior al cierre de una relación laboral y a la transmisión del documento soporte de nómina electrónica, esta reliquidación cómo se efectúa?"
"Los ajustes por errores aritméticos o de contenido que deban realizarse al documento soporte de pago de nómina electrónica en razón a la reliquidación inicial de un trabajador, se harán a través del denominado documento electrónico “nota de ajuste”, el cual, deberá generarse y transmitirse dentro del plazo correspondiente aplicable (conforme a la normativa vigente y a lo explicado previamente) para que se puedan soportar los costos, deducciones e impuestos descontables a los que haya lugar".

¿Cuál es la periodicidad en la generación y trasmisión de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica?
"una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente "

"Por lo tanto, en el evento en que se deba realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y el sujeto obligado no genere y transmita para su posterior validación la respectiva nota de ajuste con las correcciones o ajustes pertinentes, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dicho documento no será válido para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador".

¿Cuál es el alcance y vigencia de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica?
"Respecto a la obligatoriedad de contar con los documentos soporte de pago de nómina electrónica, ésta aplica para cada sujeto obligado en los términos del calendario de implementación de que trata el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 con sus modificaciones y el plazo especial dispuesto en la Resolución DIAN No. 000151 de 2021 para empleadores que tienen a cargo entre uno y diez trabajadores".