Mediante el radicado de la referencia, el peticionario realiza una consulta relacionada con la facturación de muestras gratis en una operación de exportación, así:

1. ¿De qué manera se debe elaborar la factura electrónica de venta, de forma que cumpla a la vez con los requisitos de la Resolución 0042 de 2020, y las normas relacionadas en tema aduanero en lo que tiene que ver con las muestras gratis hacia el exterior?
2. ¿En estos casos la representación gráfica debe de contener valores en el campo "Valor total de la línea"?

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica. Por lo que corresponderá al peticionario definir, según sea su caso puntual, las obligaciones formales y sustanciales a las que haya lugar.

En relación con la exportación de muestras sin valor comercial la legislación vigente se encuentra establecida en los artículos 395 y siguientes del Decreto 1165 de 2019, en concordancia con los artículos 425 al 427 de la Resolución DIAN No. 046 de 2019.

En este sentido, los artículos 425 y 426 de la Resolución DIAN No. 046 de 2019, disponen lo siguiente:

"ARTÍCULO 425. SOLICITUD DE LA MODALIDAD. El declarante presentará ante la administración con jurisdicción en el lugar donde se encuentre la mercancía, a través de los servicios informáticos electrónicos que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la Solicitud de Autorización de Embarque y declaración de exportación correspondiente, para las mercancías nacionales que serán objeto de esta modalidad; siempre que su valor o la sumatoria de varias Declaraciones de Exportación, no excedan anualmente de diez mil (US$10.000) dólares de los Estados Unidos de América en todo el territorio nacional, por cada exportador.

(…) 

El trámite de las mercancías declaradas como muestras sin valor comercial, se realizará en la forma prevista en la presente resolución, referente a exportación definitiva con embarque único y datos definitivos al embarque.

(…)

ARTÍCULO 426. PROGRAMAS DE EXPORTACIÓN DE MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL. Los interesados en realizar operaciones que sobrepasen el límite establecido en el artículo anterior podrán solicitar anualmente un cupo adicional hasta de diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US$10.000), por cada exportador. Para el efecto deberán presentar una solicitud a través de los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). (…)".

A su vez, el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 "Obligación de facturar y sistema de factura electrónica" ha señalado que es obligatorio expedir factura en los retiros de inventarios de muestras gratis, así:

"1.1.5. Descriptor: Facturación en retiro de inventarios

Para efectos de la factura electrónica, de las operaciones de retiro para autoconsumo y de las muestras gratuitas u obsequios sin valor comercial, es necesario comenzar explicando que, respecto de la obligación de facturar, ésta se cumple mediante la expedición de la factura de venta o los documentos equivalente, así, la doctrina de esta Entidad ha sido reiterativa en establecer que la citada obligación opera para las operaciones de venta y prestación servicios, así lo disponen los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario. Por lo cual, todo sujeto que venda bienes o preste servicios será obligado a facturar, obligación que es independiente a la calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta y responsable de IVA.

(…)

De modo que, al determinarse expresamente en la ley, específicamente en materia tributaria, dentro de los hechos que deben ser considerados como venta el retiro de inventario para autoconsumo, dicho evento es considerado objeto de la obligación de facturar. 

Lo anterior, ha sido explicado en forma reiterada e históricamente por la doctrina de esta entidad desde el año 1998 hasta hoy, dejando claro que a efectos de la administración tributaria cuando se presenta el retiro de inventarios en una operación sujeta al impuesto sobre las ventas- IVA y exista la obligación legal para el comerciante de expedir factura por sus operaciones, debe concluirse que cualquiera sea la denominación que se emplee e independientemente de la destinación o uso que se haga de los retiros, debe expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley. (…)".

Por otra parte, respecto a la forma de generar la factura electrónica de venta de las muestras gratis el "IDFAV06" del Anexo Técnico de factura electrónica de venta versión 1.8, relaciona el campo "LineExtensionAmount" (valor total de la línea), el cual dispone:

"(…)

                                                                                                                                      (…)".

Así mismo, el mencionado Anexo Técnico en el "ID"FAW01 al FAW05"" establece lo siguiente:
                           

Así las cosas, si bien el "IDFAV06" en el campo "LineExtensionAmount" (valor total de línea) dispone que al tratarse de muestra o regalo comercial el valor de ésta es cero; de conformidad con la regla del "ID "FAW03", sobre el "Elemento "PriceAmount" señala que éste corresponde "al valor del precio referencia del ítem que se da como muestra o regalo sin valor comercial" y dispone que dicho precio de referencia "debe existir, no puede estar vacío, ni ser "cero".

En consecuencia, al momento de generar la factura electrónica de venta correspondiente al retiro de inventarios por muestras gratis, el facturador deberá introducir, en primer lugar, el valor "0" con el fin de identificar que se trata de una muestra o regalo sin valor comercial y, de igual manera, deberá incluir el valor del precio referencia del respectivo bien. 

Ver aquí ficha Concepto DIAN 1137 de 2022* (Solo para suscriptores del Tax & Legal Times).

Ver aquí Concepto DIAN 1137 de 2022.

Noticia elaborada por:

Maria Alejandra Triana Mantilla.

PwC | Impuestos en Línea.