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En esta ocasión, la DIAN resolvió el siguiente cuestionamiento: "¿Puede una entidad sin ánimo de lucro, perteneciente al régimen tributario especial, registrar el libro de actas de asamblea ante la DIAN sin que éstas se encuentren firmadas?"

De lo anterior, la entidad consideró:

"El artículo 1.2.1.5.4.5. del Decreto 1625 de 2016 establece:

ARTÍCULO 1.2.1.5.4.5. LIBRO DE ACTAS. <Artículo sustituido por el artículo 2 del Decreto 2150 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma.

Este libro deberá registrarse, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio. Las entidades no obligadas a registrar este libro en la Cámara de Comercio, efectuará el registro ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). (subrayado fuera de texto)

Valga señalar que el artículo 1.2.1.5.1.2. del Decreto 1625 de 2016 se refiere a las entidades contribuyentes del régimen tributario especial, el artículo 1.2.1.5.2.1. ibidem a las entidades del sector cooperativo de que trata el artículo 19-4 del Estatuto Tributario y el artículo 1.2.1.5.3.1. ibidem a las personas jurídicas sin ánimo de lucro originadas en la propiedad horizontal contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementario.

Ahora bien, en atención a lo consultado, es oportuno traer a colación el numeral 1.5.3. de la Circular Externa 2 de 2022 de la Superintendencia de Sociedades (Emisión de las instrucciones a las cámaras de comercio):

1.5.3. Aspectos generales del Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro. La inscripción y los certificados de los actos, libros y documentos de las entidades sin ánimo de lucro se harán en los mismos términos y condiciones y pagando los mismos derechos previstos para el Registro Mercantil. Las normas registrales generales de las sociedades se aplicarán al registro de las entidades sin ánimo de lucro, entre las que se puede mencionar el artículo 189 del Código de Comercio, que determina el valor de prueba suficiente que se le otorga a las actas cuando cumplen los requisitos que la misma norma determina.

(…) (subrayado fuera de texto)

A su vez, el artículo 189 del Código de Comercio dispone:

ARTÍCULO 189. <CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS>. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. (subrayado fuera de texto)

De modo que, con el fin de que adquieran pleno valor probatorio, se deberá registrar el libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que trata el artículo 1.2.1.5.1.2. del Decreto 1625 de 2016 en los mismos términos y condiciones previstos para el Registro Mercantil, razón por la cual debe atenderse, entre otras cosas, lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio."

Ver aquí concepto 938  de 2023.

Ver aquí ficha de la concepto  938  de 2023. (Solo para suscriptores del Tax & Legal Times PwC)