Tal y como lo mencionamos en la edición del pasado 9 de julio de 2024, la DIAN dio a conocer el proyecto que modificaría varios aspectos de la última resolución que reguló de manera integral el sistema de facturación electrónica e implementó el documento equivalente electrónico en nuestro país (Resolución 165 de 2023- en adelante la “Resolución 165”)
Este proyecto pone en evidencia que el ideal de pasar al 100% a un sistema electrónico, desconoce la realidad de las operaciones comerciales (como es el caso de los tiquetes de transporte) y las dificultades de acceso a internet en muchos Municipios del país.
Pasar de la teoría a la práctica en materia de facturación electrónica, ha dejado varias lecciones para todos los actores de este ecosistema. Es innegable que la regulación sobre este asunto debe tener en cuenta el entorno del sujeto obligado, su capacidad operativa, tecnología, los recursos disponibles, necesidad de involucramiento de terceras personas y la falta de capacitación.
Puede evidenciarse sin embargo en este proyecto la intención de la Administración de reconocer estas realidades.
Para entender mejor los cambios propuestos, el origen de la problemática, sus actores y la solución propuesta a continuación se presentan un resumen de los 10 cambios que se están proponiendo:
PRIMERO: Idioma y moneda en la factura electrónica.
Para nadie es un secreto que uno de los temas más discutidos cuando fue emitida la Resolución 165, fue la obligación de incluir dentro de la representación gráfica de la factura electrónica el valor en pesos colombianos y la descripción en idioma español a pesar de que el bien o servicio se hubiese pactado en divisas diferentes.
Adicionalmente, los contribuyentes invirtieron una gran cantidad de recursos y tiempo para acondicionar sus sistemas a esta nueva obligación, pues la mayoría tenía la parametrización para facturar en divisas a clientes no residentes y en sus respectivos idiomas.
Por otra parte, facturar en pesos generaba confusión, pues algunos clientes consideraron que el valor incluido en pesos la representación gráfica de la factura era el definitivo, a pesar de que contractualmente existiera una tasa pactada o se debiera liquidar utilizando la tasa de cambio vigente en el momento del pago.
Pues bien, a través de este proyecto, la DIAN reconoce que por el uso de diferentes monedas e idiomas en que se realizan hoy en día las negociaciones, se hace necesario establecer que los facturadores electrónicos puedan diseñar las representaciones gráficas en una divisa diferente al peso u otro idioma diferente al español.
En este sentido, el formato de generación electrónica XML será el que tenga valor legal, por lo que se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en su generación; sin embargo, tratándose de la representación gráfica, esta pueda ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado y expedirse en moneda e idioma diferente al peso colombiano y al español.
SEGUNDO: Posibilidad de emitir factura de venta para quienes emitan documentos electrónicos.
En línea con lo establecido por el Decreto Único Tributario, la Resolución 165 dispone que los sujetos que emitieran documentos equivalentes, tienen la posibilidad de optar por expedir factura electrónica de venta. Sin embargo, la redacción de la norma parecía indicar que esta facultad solo era posible en el caso de los documentos equivalentes físicos.
Con la eliminación de la frase “siempre y cuando no correspondan a los documentos equivalentes electrónicos” es claro que la posibilidad de emitir factura aplica en todos los casos.
TERCERO: Extracto electrónico.
Se ampliaría el plazo para la implementación electrónica del Extracto para el 1 de noviembre de 2024.
Según el proyecto, esta ampliación tiene como objetivo facilitar la implementación del documento equivalente electrónico extracto y acompañar a los sujetos obligados en la comprensión de las definiciones contenidas en el "Anexo técnico de documento equivalente electrónico 1.0", que hace parte integral de la Resolución 000165 de 2023.
CUARTO: Billete de transporte aéreo de pasajeros.
Es importante en primer lugar entender que los agentes turísticos y las aerolíneas utilizan un software denominado Sistemas de Distribución Global (Global Distribution System (GDS)) que les permite a los hoteles, agencias de viajes y compañías aéreas acceder en tiempo real a cada una de las reservas e itinerarios de viaje de los usuarios.
Este sistema es adoptado de acuerdo con los lineamientos que establece la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), pues mejora la capacidad de comunicación entre las aerolíneas y sus socios distribuidores para enviar contenido y servicios complementarios de pago.
Pues bien, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 165 el billete de transporte aéreo de pasajeros debía emitirse al momento de realización de la operación pero el GDS no reporta en tiempo real las operaciones de reserva de los tiquetes, y esta información es necesaria para la generación del documento equivalente electrónico.
En consecuencia, se propone establecer un plazo prudencial de máximo cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de la reserva realizada en el GDS del tiquete al pasajero para la generación, y transmisión para la validación del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros de forma electrónica.
QUINTO: Documento equivalente tiquete de transporte terrestre de pasajeros.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 165, este documento debía expedirse en el momento de la realización de la operación.
Sin embargo, esta disposición partía de la premisa de que los usuarios tomaran el servicio de transporte terrestre de pasajeros intermunicipal desde una terminal de transporte, pero en la práctica el servicio puede tomarse en carretera, lo cual dificulta la generación y transmisión de este documento de manera electrónica.
Teniendo en cuenta lo anterior, se permitiría de manera transitoria la expedición del tiquete en físico y que posteriormente, dentro de las 48 horas siguientes se podrá transmitir la información en formato XML para validación de la DIAN.
SEXTO: Documento equivalente POS.
La Resolución 165 establece procedimientos independientes a seguir cuando se presenten inconvenientes tecnológicos: uno para la factura electrónica y otro para los documentos equivalentes electrónicos.
En el proyecto de resolución, se establece que los sujetos obligados a facturar que hayan optado por expedir el documento equivalente electrónico P.O.S., y que presenten inconvenientes tecnológicos, deberán seguir el procedimiento aplicable para la factura electrónica.
Así mismo modifica la denominación de este documento de “Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS”, por la denominación “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”, para reconocer que a partir del 1 de julio de 2024 el documento equivalente electrónico debió ser implementado.