En el caso particular, la DIAN rechazó la deducción de gastos incurridos por la Compañía por concepto de pago de honorarios a miembros de junta directiva, porque (i) no conservó el RUT de los miembros que no eran responsables de IVA para confirmar que efectivamente estaban inscritos como no responsables y (ii) no exigió factura para aquellos casos en los que la personas natural si era responsable de IVA.
Previo a analizar las consideraciones del Consejo de Estado, es importante recordar en primer lugar que:
1. La ley dispone que para que proceda la deducción de gastos por operaciones gravadas incurridos con personas naturales no responsables de IVA, la ley exige que se conserve la copia del RUT en el que conste que éstas se encuentran inscritas en el régimen de no responsables de IVA ( antes régimen simplificado) ( Artículo 177-2 del estatuto tributario).
2. El reglamento señala que los honorarios que perciben los miembros de juntas directivas no están gravados con IVA (artículo 1.3.1.13.4 DUR).
3. También dispone el reglamento un documento equivalente a la factura específico para honorarios a miembros de las juntas directivas, ( Artículo 1.6.1.4.35. vigente para la epoca).
Aclarado lo anterior, el Consejo de Estado concluyó lo siguiente:
PRIMERO: Respecto a la obligación de verificar en el RUT con inscripción de No responsables.
El Consejo de Estado explicó que esta exigencia solo aplica respecto de operaciones gravadas con IVA. De allí que transacciones excluidas o no sujetas no estén cobijadas por la norma y de ellas no pueda predicarse la exigibilidad de la inscripción, como régimen simplificado o común (clasificación vigente para la fecha de los hechos), por parte del vendedor o prestador del servicio para aceptar los costos o gastos.
En la medida en que los honorarios percibidos por los miembros de juntas directivas no están sometidos al IVA, estos escapan a la órbita de aplicación de la exigencia del artículo 177-2 del Estatuto Tributario, en lo que respecta a estas labores.
Por lo anterior accedió a las pretensiones de la demanda sobre este punto.
SEGUNDO: Respecto a la factura como soporte del gasto.
Para resolver este asunto, la Sala se refirió a un precedente similar, en virtud del cual había concluido que “en el caso de los pagos a miembros de juntas directivas el documento de soporte para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta es el documento equivalente que, con el lleno de los requisitos exigidos por el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, expida el sujeto que realiza el pago. Por lo mismo, en este caso es irrelevante si los miembros de la junta directiva de la entidad demandada, estaban o no obligados a expedir factura por los pagos recibidos, porque los deberes formales de expedir los documentos equivalentes, con el lleno de los requisitos exigidos por la normativa aplicable y de presentarlos como soporte de costos y deducciones registradas en su declaración tributaria, recaía única y exclusivamente en la misma sociedad contribuyente que realizó los pagos en discusión”.
En consecuencia, la Sala señaló que, en este caso, la DIAN no podía exigir factura al miembro de la junta para la procedencia de la deducción, pues el soporte idóneo es el documento equivalente, por lo que procedió la aceptación de la deducción.
Tercero: Respecto a prevalencia de la sustancia sobre la forma, frente al requisito de solicitar la inscripción en el RUT.
La demandada incurrió en gastos por operaciones gravadas con IVA, y en línea con lo exigido para el caso del pago de honorarios a miembros de la junta directiva, la DIAN exigió la correspondiente verificación en el RUT de la inscripción en el régimen de no responsables de IVA.
Como en este caso si se trataba de operaciones gravadas (gastos de cafetería y alojamiento) la demandante exigió dar aplicación a los principios de justicia, equidad, y prevalencia de la verdad sustancial, al encontrarse demostrada la realidad de las operaciones.