Estos son los documentos requeridos:  

• Si la empresa actúa mediante abogado, debe anexar poder debidamente otorgado. 

• Copia de la escritura de constitución o documento privado de creación de la sociedad, o del acto que autorizó su operación en Colombia si es una sucursal extranjera. 

• Copia de los estatutos vigentes o del documento que compile todas las reformas realizadas. Si están en otro idioma, deben presentarse con traducción oficial y apostilla. 

•  Acta del máximo órgano social (como la asamblea o junta de socios) donde se aprobó la disminución del capital. Debe indicar cómo se obtendrán los recursos para devolver los aportes y cómo afectará la operación a la empresa. 

• Estados financieros certificados con sus notas y dictamen del revisor fiscal. Si tienen más de tres meses, debe adjuntarse una certificación actualizada firmada por el representante legal, el contador y el revisor fiscal. 

• Certificación sobre capitalizaciones previas de la cuenta de revalorización del patrimonio, ya que ese capital no puede devolverse a los socios salvo en la liquidación de la empresa. 

• Si los acreedores han aceptado expresamente la disminución de capital, deben anexarse esas comunicaciones. 

• Certificación sobre disponibilidad de recursos para efectuar el reembolso de los aportes. 

• Si la empresa tiene pensiones a su cargo, debe presentar el cálculo actuarial más reciente. 

Una vez la empresa entrega toda la documentación, la Superintendencia sigue este procedimiento: ​

Una vez radicada la documentación requerida, la entidad llevará a cabo el siguiente procedimiento: 

• Revisa que la solicitud esté completa y cumpla los requisitos legales. 

• Si falta información, pide al solicitante completarla; si no lo hace, el trámite se considera desistido. 

• Puede solicitar información adicional para garantizar la transparencia y proteger los derechos de los socios y acreedores. 

• Cuando todo esté en regla, realiza el estudio de fondo de la solicitud. 

• Si autoriza la disminución, la empresa puede formalizarla, pero debe presentar: 

• Una vez formalizada, la empresa debe registrar la disminución en la Cámara de Comercio y remitir a la Superintendencia el certificado de existencia y representación legal, dentro de los 30 días siguientes. 

• Al inscribir la reforma, debe anexar nuevamente el acto del Ministerio del Trabajo (si aplica) y una certificación del contador o revisor fiscal confirmando que no cambiaron las circunstancias del caso.