Aunque la entidad reconoció que la transmisión extemporánea no generaba sanciones específicas, precisó que ello no implicaba automáticamente la aceptación fiscal de los costos y deducciones, salvo en aquellos casos en los que el contribuyente subsanara la omisión antes de presentar la declaración de renta y demostrara el cumplimiento sustancial de las obligaciones laborales y de los pagos efectuados.   

En esta oportunidad, la DIAN aclaró que la generación y transmisión extemporánea del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) no impide, por sí sola, el reconocimiento fiscal de los costos y deducciones derivados de pagos laborales en el período gravable en que estos se causaron o realizaron. Esta conclusión aplica incluso cuando la generación y transmisión del documento se efectúe en el año gravable siguiente.  

La entidad recordó que ya había sostenido esta posición en el Concepto 1239 de 2024​ y precisó que lo verdaderamente relevante para efectos fiscales es que el contribuyente pueda acreditar la existencia de la relación laboral o legal y reglamentaria, la realización del pago o abono en cuenta y el cumplimiento de los requisitos sustanciales exigidos para la procedencia del costo o la deducción.  

Según explicó, esta interpretación se fundamenta en el artículo 1.5.3.1.1 de la Resolución 000227 de 2025​, el cual define el DSNE como el documento electrónico que soporta los costos y deducciones derivados de las relaciones laborales. En ese sentido, enfatizó que la función de este documento es probatoria, es decir, acreditar la existencia de una operación económica que ya ocurrió, mas no crear el hecho económico que da origen al costo o a la deducción.  

De igual forma, la Administración Tributaria destacó que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario permite reconocer fiscalmente costos y deducciones realizados en un período gravable, aun cuando el documento que los soporta tenga una fecha posterior, siempre que se demuestre que la operación efectivamente ocurrió en el período correspondiente. Bajo esta misma lógica, concluyó que la extemporaneidad en la generación o transmisión del DSNE no afecta la procedencia fiscal de los valores asociados a la nómina.  

Asimismo, la entidad precisó que la ausencia del DSNE al momento de presentar la declaración de renta no constituye una condición sustancial que impida el reconocimiento fiscal del gasto laboral. En consecuencia, prevalece el principio de sustancia sobre la forma, siempre que se acrediten los elementos esenciales de la operación y que el documento sea generado y transmitido dentro de un plazo razonable y compatible con las reglas del sistema de facturación electrónica. 

Reglas para la generación y transmisión del DSNE: 

1. La DIAN recordó algunas de las reglas operativas del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE). En particular, señaló que este documento debe generarse de manera mensual, independientemente de que los pagos al trabajador se realicen en períodos diferentes o inferiores a un mes. Además, en cada documento deben consolidarse, de forma individual por beneficiario, los valores devengados, los valores deducidos y el valor total resultante de la nómina correspondiente. 

2. La entidad también reiteró que la transmisión del DSNE constituye una etapa posterior a su generación y previa a su validación, por lo que la información debe remitirse a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en el que se efectuó el pago o abono en cuenta derivado de la relación laboral o legal y reglamentaria.  

3. Asimismo, precisó que las transmisiones realizadas en el ambiente de habilitación tienen únicamente la finalidad de verificar aspectos técnicos del software y, por tanto, no equivalen a la transmisión oficial del documento. En consecuencia, para determinar si se cumplió oportunamente con la obligación, debe tomarse en consideración la transmisión efectuada en el ambiente de producción en operación, que es la que produce efectos frente a la administración tributaria.