En esta oportunidad, a la DIAN se le consultó “la posibilidad de que el importador colombiano adjunte la factura electrónica expedida por el proveedor en el exterior de manera digitalizada para efectos de cumplir con el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019.”

El artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, regula los documentos soporte necesarios para la declaración de importación, estableciendo “tres obligaciones principales: i) la obtención de los documentos soporte por parte del declarante; ii) la presentación de estos para efectos de la aceptación de la declaración de importación; y iii) la presentación de dichos documentos cuando la autoridad aduanera así lo exija.”

En cuanto a la obtención de los documentos, el artículo anteriormente mencionado indicó que "el declarante debe obtener el original en medio físico o electrónico, y que la entrega debe realizarse de manera previa a la presentación y aceptación de la declaración." Esto implica que, desde el punto de vista normativo, se acepta la documentación tanto en formato físico como electrónico, siempre y cuando se cumplan con los requisitos previos a la declaración de importación.

Respecto al cumplimiento de la obligación de presentar los documentos para la aceptación de la declaración de importación, la norma distingue entre los soportes físicos y los electrónicos: "Tratándose del documento soporte electrónico, el inciso 2 de la norma establece que su presentación se debe efectuar antes de la presentación de la declaración de importación a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, sin que se requiera su impresión".

Para los documentos físicos, "estos pueden digitalizarse para su presentación, sin perjuicio de la presentación física de los mismos cuando la autoridad aduanera así lo exija," según se detalla en la disposición normativa.

De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, "este proceso [de digitalización] se predica únicamente de los documentos físicos y no de los electrónicos, con la finalidad que este pueda ser transferido, procesado y almacenado por los servicios informáticos electrónicos." Esto resalta la diferencia entre documentos físicos digitalizados y documentos electrónicos, y establece que la digitalización de documentos físicos no equivale a una omisión de la obligación de presentar el original si es solicitado por la DIAN.

En cuanto a la presentación de los documentos soporte cuando la autoridad aduanera lo exija, la obligación se relaciona directamente con el deber de conservación estipulado en el parágrafo 6 del artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, que establece que "es obligación conservar los documentos soporte en original, por el término de 5 años y por esta razón, la presentación deberá realizarse en original, ya sea en medio físico o electrónico." Esto implica que, aunque para efectos de la aceptación de la declaración de importación se puedan presentar documentos digitalizados, cuando la DIAN requiera la presentación de estos documentos, deberán entregarse en su formato original.

En conclusión, de acuerdo con los fundamentos por la normativa vigente, "el usuario aduanero declarante podrá aportar la factura comercial física digitalizada que cumpla con las características previstas en el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 para el documento digitalizado, y en los artículos 6, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999 para la factura electrónica que cumpla con los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 para los documentos electrónicos." Sin embargo, "cuando la DIAN en virtud de sus facultades de fiscalización exija la entrega de la factura comercial en original, el declarante se encuentra en la obligación de suministrarla, bien sea en medio físico o electrónico."

Por último, la entidad señaló que "en la legislación nacional actualmente no existe reglamentación acerca de la recepción de la factura electrónica de venta como documento electrónico en operaciones de importación y por esta razón, hasta tanto no se regule su recepción no es posible realizar la transmisión del mencionado documento." Además, el sistema SYGA actualmente está "en proceso de ajustes tecnológicos, para efectos de que los documentos soporte de la declaración de importación se puedan adjuntar en el caso de los documentos físicos y transmitir en el caso de los documentos electrónicos," y mientras estos desarrollos no se implementen, los documentos soporte deben entregarse de acuerdo con los términos y condiciones establecidos por dicho sistema informático, es decir, "relacionando cada uno de los documentos indicando su respectivo número y fecha correspondiente."

En línea con lo anterior, la entidad precisó que aunque existen medios para adjuntar documentos digitalizados para la aceptación de la declaración de importación, los importadores deben estar preparados para presentar los documentos en su formato original si así lo requiere la DIAN, lo cual depende del tipo de soporte (físico o electrónico) en que se haya obtenido la factura del proveedor extranjero.