Recordemos que  dentro de los medios de operación a través de los cuales se puede cumplir con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de los documentos del sistema de facturación, se encuentra el desarrollo tecnológico propio y el desarrollo tecnológico adquirido definiciones que la DIAN adicionó en virtud de este nuevo concepto aduciendo que el primero es el realizado directamente por el facturador, mientras que el segundo hace referencia al desarrollo adquirido a un tercero.  

Así mismo la entidad precisó la definición de la “habilitación” como el procedimiento que se debe adelantar en el servicio informático electrónico de la DIAN previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación y las condiciones e indicó que los requisitos que deben cumplir los softwares propios o adquiridos son los establecidos en la Resolución que desarrolla el sistema de facturación. 

Acá les contamos algunos de los pasos que se deben seguir para la habilitación: 

1. Señalar el tipo de software de facturación electrónica de venta a utilizar. Para adelantar este procedimiento, la DIAN habilitó un espacio denominado Ambiente de producción en habilitación, en el cual los facturadores o proveedores, según el caso, deberán probar y demostrar los componentes del software, con el fin de que la DIAN los evalúe y verifique que superen las pruebas de cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión, validación y expedición, de conformidad con los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación. 

2. El software utilizado debe incluir funcionalidades específicas. Entre ellas, las que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, generar los documentos equivalentes electrónicos y los demás documentos electrónicos, así como la interacción e interoperabilidad de dichos documentos. Además, debe permitir la elaboración de notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de los mismos y demás servicios, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el Anexo Técnico de factura electrónica. ​

En conclusión, únicamente los softwares propios o adquiridos que cumplan con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura de venta, de acuerdo con lo establecido en los anexos técnicos, sus funcionalidades y reglas de validación, superarán la etapa de pruebas y podrán ser utilizados por los facturadores electrónicos.