La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales emitió un concepto unificado sobre las notificaciones en materia tributaria aduanera y cambiaria. He aquí un resumen de los principales aspectos en materia tributaria:
PRIMERO: ¿Cuál es el alcance del aviso de citación que se envía para realizar la notificación personal del interesado?
Como es de su conocimiento, el régimen tributario establece el procedimiento a seguir para la notificación personal de los actos administrativos que por expresa disposición normativa así se requieran ( Art. 565 del E.T.)
Al interpretar la normatividad vigente la DIAN concluyó las providencias que deben notificarse personalmente, deben estar precedidas de un aviso de citación que es enviado por correo para que dentro del término de 10 días comparezca el interesado. Si éste no comparece la notificación se realizará por medio de edicto. Es decir, la notificación por edicto es subsidiaria a la notificación personal, solo cuando el interesado no acude para efectuar la primera.
De lo reseñado se puede inferir que el "aviso de citación" es un instrumento para convocar a los interesados con el fin de efectuar la notificación personal y no se puede entender que es la notificación del acto administrativo, toda vez que esta siempre conlleva, entre otras, características la entrega de copia íntegra del acto a notificar; Por ello, cuando hay devolución del correo del "aviso de citación", los diferentes regímenes no prevén trámite diferente al de continuar con el proceso de notificación personal.
Respecto a la naturaleza del aviso para la notificación personal, trae a colación la DIAN un pronunciamiento realizado en el año 2000, mediante el cual aclaró que se trata de una actuación previa a la notificación personal y no es la misma notificación, puesto que de conformidad con el artículo 568 del E.T. lo que se debe publicar son las actuaciones que se deban notificar por correo. De tal manera, que si el aviso para notificar personalmente es devuelto por el correo por causas distintas a la de dirección errada, debe dejarse precluir el término.
SEGUNDO: ¿se deben publicar en la página web de la DIAN los oficios y demás comunicaciones que son devueltos por correo?
Si. Pero este proceder se predica solo de aquellos actos administrativos cuya notificación se deba realizar mediante correo, sin perjuicio de que adicionalmente, se deba también publicar en lugares de acceso público de la entidad.
Esta publicación en la página web de la DIAN debe incluir la transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo siempre que éstos no sean carácter reservado (datos económicos, bases gravables tributarias entre otros).
Finalmente indicó que los términos de notificación por aviso en la página web se empezarán a contar a partir del día siguiente de su publicación. El término de permanencia del aviso en la página web es de un día
TERCERO: ¿Es Procedente realizar la notificación por correo electrónico en el procedimiento de devolución de IVA a los extranjeros no residentes en el país?
SI. La reglamentación vigente sobre la materia dispuso tres formas notificación (i)personal (ii) por estado y por correo electrónico (Artículo 13 del D.R. 1903 de 2014). Sin embargo, la notificación por correo se torna como una forma viable y eficiente para dar a conocer la decisión de este procedimiento para el caso de extranjeros.
CUARTO: ¿Cuál es el procedimiento para la notificación de los actos administrativos en los casos en que se tiene una dirección incompleta, tal como solo el municipio o ciudad? ¿Es viable en estos casos la notificación por edicto?
Los actos administrativos deberán ser notificados a la dirección suministrada por los obligados a inscribirse en el RUT, a la dirección procesal o a la determinada por la Administración en ausencia de los anteriores.
De igual forma, la normativa que regula lo referente a las notificaciones de los actos proferidos por la Administración, establecen la forma en que se debe realizar cuando no es posible llevarla a cabo mediante correo.
Por lo anterior, no es de libre escogencia del funcionario en los casos en que los actos son devueltos por correo, o en los eventos en que no cuente con la dirección completa, notificar el acto administrativo mediante la fijación de edicto, pues no se debe olvidar que el proceso de notificación es reglado y se debe surtir de manera estricta conforme al acto que se pretende notificar, so pena de la invalidez de la misma, de tal manera que en cada caso se deberán atender estrictamente las normas que consagran el procedimiento de notificación de los distintos actos de la entidad.
QUINTO: ¿ Se encuentra vigente la doctrina del año 2001 sobre el procedimiento de ejecutoria cuando hay varios interesados? (Oficio No. 483 de 2001)
Señala la DIAN que actualmente tiene plena validez jurídica lo señalando en el concepto referido, mediante el cual se señaló que: "Es preciso resaltar que cuando esta situación se presenta se debe notificar a cada uno de ellos y en consecuencia la ejecutoria se surte en forma individual, dependiendo de la actuación posterior que adelante cada interesado". Caso distinto que entre todos decidan nombrar un mismo apoderado, situación en la cual la notificación y/ o la ejecutoria se harían en una misma actuación.
SEXTO ¿Es procedente realizar la notificación personal al representante legal de una persona jurídica, cuando en el acto administrativo ordene en su parte resolutiva la notificación al apoderado?
¿Es procedente realizar notificación personal a un apoderado diferente al que cita el acto administrativo en su parte resolutiva, sin haberse presentado alguna revocatoria o sustitución del poder al momento de la notificación?
"(…) En aquellos eventos donde la parte resolutiva ordena la notificación de un determinado sujeto, resulta procedente que la misma se realice a éste, en la medida en que es una de las partes intervinientes, y no a otros que no se incluyeron en el respectivo acto, pues estos carecen de las condiciones de representación; sin embargo, es de advertir que la solicitud de notificación de los actos a las personas jurídicas se deben realizar al representante legal y no a una persona determinada, teniendo en cuenta la movilidad que se presenta de quienes ostentan los cargos al interior de ellas.
Adicionalmente, cuando dentro de la actuación administrativa se ha reconocido a un apoderado con facultades para notificarse de los actos administrativos, el trámite de notificación se debe surtir a él, salvo que el poderdante en ejercicio de su derecho de defensa se presente a notificarse personalmente o cuando se conceda un nuevo poder para la actuación, evento en el cual se debe realizar con ellos.(…) "( Texto original del Concepto 15796 de 2016 aquí).