En 2023, la DIAN emitió instrucciones en la Resolución 165 respecto a la implementación del documento equivalente electrónico con sistema P.O.S. Estas contribuyen al control del reporte de compras de bienes y/o servicios, dado que la entidad obtiene los registros en tiempo real. Además, con estas nuevas instrucciones se incentiva la individualización de los compradores, puesto que al cumplir con el suministro de la información del adquirente, se le otorga al documento la calidad de soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (“IVA”) y de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.
Vale la pena recordar que la Administración tributaria emitió la Resolución 8 de 2024, en la que, entre otras modificaciones, ajustó el calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., teniendo en cuenta la calidad del contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.
El plazo para su implementación finalizó para los grandes contribuyentes el 1 de mayo de 2024, para los declarantes del impuesto sobre la renta que no tengan la calidad de grandes contribuyentes el 1 de junio, y para los no declarantes del impuesto sobre la renta y los sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas el 1 de julio del mismo año.
Dicho esto, siendo una instrucción obligatoria, la DIAN está facultada para imponer sanciones por el no cumplimiento del sistema de facturación electrónica, entre ellos el cierre temporal de establecimientos de comercio.
Pese a lo señalado, es relevante considerar el papel del Estado en la orientación e incentivo a los contribuyentes y responsables a nivel nacional en el cumplimiento de la normativa, tendientes al cumplimiento de las obligaciones formales, la correcta tributación y el aumento de recaudo para los fines del Estado.
Precisado lo anterior, estos son algunos de los aspectos clave con la nueva regulación:
¿Qué documento se debe conservar como soporte de impuestos descontables en IVA, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta en el sistema P.O.S. actual?
El documento soporte P.O.S. electrónico será aquel que se debe conservar para la solicitud de deducciones, no aquella tirilla que se le entrega al adquirente. En esta se puede identificar el código QR, que permite verificar la autenticidad y dirige a la ubicación en la red en la que se encuentra la información del documento equivalente electrónico del sistema P.O.S.
Asimismo, al tener la calidad de soporte para costos, gastos y deducciones sin ningún limitante en su cuantía, la Resolución 165 de 2023 indica dentro de los requisitos para su procedencia que el adquirente del bien y/o servicio sea plenamente identificado “(...) con su nombre o razón social y número de identificación, lo anterior con fundamento en el inciso 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario."
Por ende, cuando en el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no se suministre la información requerida, indicando la frase "consumidor final" o se diligencie el código 222222222222 en los espacios de nombre y número en el evento que no se suministre la información exigida por la norma, este documento no será válido como soporte de costos, gastos e impuestos descontables.